„Ich finde keinen richtigen Anfang“.

Das höre ich oft, wenn es um Themen der Prozessaufnahme und Prozessdokumentation geht und wie man diese am besten strukturiert.

Ein guter Ansatz kann sein, in Lebenszyklen zu denken.

Was sind Lebenszyklen

Ganz einfach: es geht darum, ein Prozess in verschiedene Lebensphasen zu unterteilen. Alles hat immer einen Anfang, danach kommt der Mittelteil und klar, abschließend das Ende.

Dieses Denken kann man auf viele Prozesse anwenden, wenn auch nicht auf alle.

Zwei Beispiele:

1. Personal-Prozesse

Hier können die verschiedenen Lebensphasen folgendermaßen definiert werden:

  • Am Anfang steht die Personalplanung auf Basis des Personalbedarfs (geplant, ungeplant)
  • Danach kommt die Personalsuche und Auswahlprozesse
  • In der Einstellung kommen die ganzen Formalitäten, wie z.B. Arbeitsverträge
  • Im Laufe des Arbeitsverhältnisses muss / kann / soll der Mitarbeiter weiterentwickelt werden
  • Am Ende scheidet der Mitarbeiter aus und das Arbeitsverhältnis ist aufgelöst

2. Lieferantenmanagement-Prozesse

Hier hätten wir folgende Möglichkeit:

  • Am Anfang steht ein Bedarf nach Artikeln / Ware / Material / Dienstleistungen
  • Danach kommt die Lieferantensuche und ggfs. Prozesse, um diese zu qualifizieren
  • Passende Lieferanten müssen in die laufenden Prozesse & Systeme integriert werden
  • auf Basis von regelmäßigen Bewertungen können die Lieferanten entwickelt werden, um die Zusammenarbeit zu optimieren
  • Am Ende wird das Vertragsverhältnis beendet

Fazit

Das Denken in Zyklen, vor allem in Lebenszyklen, kann dabei helfen, Prozesse vernünftig zu strukturieren und damit einen guten Start für die weitere Prozessarbeit zu finden.

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Bernd Ruffing

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