Beschreibung:
In Prozess-Reviews wird geprüft, ob Prozessdokumentationen inhaltlich noch richtig und aktuell sind. Oftmals herrscht keine klare Trennung zum Begriff „Prozessaudit“.
Wo sollte man das Werkzeug einsetzen?
Jedes Prozessdokument sollte mit einem Review-Termin versehen werden und zu diesem Zeitpunkt anhand festgelegter Prüfkriterien geprüft werden.
Zu empfehlen ist, dass neu gestaltete Prozesse 3-6 Monate nach Einführung geprüft werden; anschließend sollte mindestens jährlich ein Review-durchgeführt werden.
Notwendige Änderungen und Anpassungen müssen zeitnah in die Dokumente eingearbeitet werden.
Durch regelmäßige Reviews verhindert man, dass Prozessdokumente überholt sind. Nicht aktuelle Prozessdokumente bieten viele Fehlerquellen und sorgen dafür, dass eine komplette Neugestaltung wesentlich mehr Aufwand mit sich bringt.
Beispiel:
Beispiel für Prüfkriterien:
- Wird der Prozess noch so ausgeführt?
- Passt das Zusammenspiel aller Beteiligter?
- Stimmen Input / Output und genutzte Hilfsmittel und Systeme?
- Sind mitgeltende Unterlagen vollständig?
- Haben alle Beteiligten Zugriff auf die notwendigen Dokumente, Daten & Informationen?
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