Eigentlich erwähne ich ihn so oft, dass es mich selbst überrascht, noch nie ausführlicher darüber geschrieben zu haben: der Happy Flow. Wer Prozesse aufnehmen / gestalten / visualisieren möchte, egal ob in Workshops, Interviews oder in Eigenarbeit, sollten den Happy Flow auf jeden Fall kennen!
Was ist der Happy Flow?
Jeder Prozess hat einen Idealzustand. So läuft der Prozess ab, wenn nichts dazwischenkommt. Es gibt also keine Verzweigungen, keine „wenn-dann“- oder sonstige Entscheidungen, keine Absprünge in oder Rückläufer aus anderen Prozessen, oder irgendwelche interne Schleifen. Als Happy Flow bezeichnet man genau diesen Prozessfluss: die idealtypische (logische) Abfolge von Tätigkeiten zwischen einem Start und einem Ende.
Je detaillierter man den Prozess beschreibt, umso länger ist der Happy Flow. Das hängt auch mit den eigenen Vorgaben zusammen. Ich mag es gerne folgendermaßen:
- Prozess- und Teilprozessebene: hier sollte der Happy Flow nicht länger als 5 bis 8 Schritte sein
- Detailprozesse: hier empfehle ich maximal 12-15 Schritte
Sollten Sie mehr Schritte erfassen, sollten Sie über eine entsprechende Umstrukturierung der übergeordneten Prozesse nachdenken und vermehrt mit Schnittstellen arbeiten (mehr hierzu in dieser Podcast-Folge).
Warum brauche ich einen Happy Flow?
Kurzum: es hilft vor allem bei der Prozessaufnahme und Prozessgestaltung dabei, sich erstmal auf das Wesentliche zu konzentrieren. Denn ob Interview oder Workshop, die Gefahr ist immer groß, dass man zu schnell in Details und (unnötige) Diskussionen abrutscht. Und diese drehen sich meist eben nicht um den Ablauf, wie er eigentlich sein sollte oder wie man ihn sich wünscht, sondern um die „nicht gut“-Fälle und Ausnahmen. Steckt man da einmal tief drin, kommt man nur schwer wieder raus. Aus Respekt möchte man ja die Gegenüber ausreden lassen. Und manchmal erhitzen sich die Gemüter auch so, dass erst eine Klärung erfolgen sollte.
Was hilft, so mache ich es auf jeden Fall: klarmachen, dass es am Anfang allein und ausschließlich um den Happy Flow dreht. Alles andere ist erst mal nicht wesentlich und wird später diskutiert. So habe ich es als Moderator dann leicht, wieder „zur Ordnung“ zu rufen, wenn die Diskussionen ausufern.
Übrigens: da es ja Happy Flow heißt, betrachte ich auch zunächst nur den Fluss, d.h. die Tätigkeiten. Wer, wann, womit lasse ich zunächst ebenso außen vor wie die Tätigkeiten, die nicht zum optimalen Ablauf passen.
Und der Rest?
Der Rest kommt danach. Habe ich meinen Happy Flow definiert, beginne ich, Schritt für Schritt mit den Verzweigungen und Ausnahmen. In einer Prozessmodellierung (hier: EPK) könnte man auch sagen: Zuerst modelliere
- ich den Happy Flow von oben nach unten,
- dann die Ausnahmen und Verzweigungen von links nach rechts
In der Prozessmodellierung empfehle ich hierzu dann auch immer, den Happy Flow links zu modellieren. Hier wird dann schon auf den ersten Blick klar, was der optimale Ablauf ist. Und auf den zweiten Blick sehe ich anhand der Breite, wie „kompliziert“ der Ablauf ist. Ein guter Ansatz für Prozessanalyse und Prozessoptimierung.
Erst am Ende kommen, sofern benötigt, alle anderen Prozessinformationen.
Kurz noch ein Hinweis:
Manchmal spricht man auch vom „Happy Path“. Das ist eigentlich das gleiche wie der Happy Flow. Man könnte argumentieren,
- dass der Happy Flow eher ein Zustand ist, also wie oben beschrieben, z.B. in der Modellierung der erste Entwurf eines Prozesses bevor die ganzen Varianten abgebildet werden
- der Happy Path dagegen hervorgehoben werden kann, wenn schon alle Verzweigungen dargestellt sind. Viele kennen das aus dem Projektmanagement, nur da ist es nicht der happy, sondern der kritische Pfad.
Ich persönlich sehe das nicht so eng.
Fazit
Eine einfache Methode und Vorgehensweise, dafür höchst effektiv und effizient. Ich gehe so seit Jahren vor. Und auch wenn viele Workshop-Teilnehmer oder Interview-Partner sich daran erstmal gewöhnen müssen, erkennen sie doch recht schnell selbst den Nutzen. Und sind am Ende immer sehr zufrieden mit dem Gesamtergebnis. Ich empfehle: ausprobieren!