Viele Mitarbeiter, Führungskräfte und auch Geschäftsführer & Unternehmer von KMU glauben, dass ihre Prozesse komplex sind und so sein müssen.
Das ist ein fataler Irrtum.
Der Großteil dieser Komplexität ist hausgemacht und resultiert aus fehlenden Strukturen beim Wachstum. Wenn sich alles auf das Kerngeschäft konzentriert, wächst der Rest der Prozesse und internen Organisation einfach so mit und hinkt schon nach kürzer dem Wachstum hinterher.
Was kann man tun, um zu erkennen, wo
► Individualität wirklich notwendig und sinnvoll und
► Komplexität tatsächlich nicht vermeidbar ist?
Aus meiner Erfahrung sind dafür folgende Punkte wichtig:
- Transparenz. Nein, keine Vermutungen und kein Wissen im Kopf. Dokumentierte Transparenz in einer einfachen Darstellungsweise, die jeder versteht – ohne Missverständnisse
- Ganzheitlichen Perspektiven. Prozesse und Aufgaben dürfen nicht nur funktional betrachtet werden, sondern team-übergreifend und unternehmensweit. Alle Zusammenhänge und Wechselwirkungen müssen erkenn- und bewertbar sein.
- Standardisierung Top-Down. Die meisten individuellen Lösungen finden auf der operativen Tätigkeitsebene statt. Warum? Weil es keine oder schlechte Vorgaben gab oder der Wissenstransfer nicht funktioniert hat. Standardisierung passiert auf oberster Ebene und wird dann nach unten vererbt.
- Individualisierung. Jetzt kann genau geprüft werden, wo individuelle Lösungen (abweichende Prozesse, unterschiedliche IT-Systeme, veränderte Verantwortlichkeiten) wirklich Sinn machen.
Ein angreifbares Beispiel bietet der Straßenverkehr:
Es gilt landesweit ausnahmslos rechts-vor-links. Dort, wo sinnvoll und notwendig wurden Ausnahmen definiert (z.B. Ampel, abknickende Vorfahrt). Auf dieser Basis wurden alle Straßen bewertet.
Man kann sich vorstellen, was ohne diese Standardisierung und Regelung passiert wäre, z.B. wenn jede Ortschaft seine eigenen Regeln aufgestellt hätte.
Ein letzter wesentlicher Punkt ist zu berücksichtigen: Mitarbeiter glauben aus Gewohnheit fest daran, dass richtige zu tun. Will man das verändern, sollte man sie von Anfang an in den Veränderungsprozess integrieren.