Daran scheiden sich die Geister. Manchmal wirkt es fast schon wie Glaubenskriege.

Dabei geht es schlicht um die Frage: benötige ich meine Ist-Prozesse, wenn ich neue Prozesse gestalten oder optimieren möchte?

In diesem Beitrag möchte ich ein paar Ansätze mit Vor- und Nachteilen darstellen.

Zunächst ein paar Begrifflichkeiten

Ein Ist-Prozess beschreibt den Zustand, nachdem aktuell und auch in Zukunft (!) gearbeitet werden soll, sofern keine Änderungen vorgenommen und kommuniziert werden. Ist-Prozesse werden auch als Ist-Zustand oder Status-Quo bezeichnet.

Ein Soll-Prozess dagegen definiert, wie zukünftig gearbeitet werden soll. Er ist erstmal neutral und enthält keine Informationen darüber, wie ähnlich oder unähnlich der Soll-Prozess gegenüber dem jetzigen Zustand ist. Soll-Zustand oder Zielprozesse sind andere Begriffe

Prozessoptimierung bezeichnet alle Aktivitäten, um bestehende Prozesse zu verbessern. Oftmals bezieht man hier ein, dass Prozesse ganz neu geschaffen werden. Der Begriff Prozessgestaltung ist ähnlich, wobei viele hier unterscheiden:

  • Prozessgestaltung = Prozesse ganz neu definieren
  • Prozessoptimierung = bestehende Abläufe verbessern

Grundsätzlich: das Navi-Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie müssen zu einer unbekannten Adresse fahren. Höchstwahrscheinlich setzen Sie sich in Ihr Auto und stellen zuerst einmal das Ziel in Ihrem Navigationsgerät ein. Aus irgendeinem Grund kann das Auto aber Ihren aktuellen Standort nicht erkennen. Was wird wohl passieren? Genau, es wird nichts passieren. Denn wenn das Navigationsgerät den Standort nicht kennt, dann kann es auch die passende Route zum Ziel nicht berechnen.

Kennt es jedoch Start- und Zielpunkt, kann es nicht nur die genaue Route berechnen, sondern auch verschiedene Routen vorschlagen (schnellste, kürzeste, ressourcenfreundlichste).

Ergo: wer Prozesse optimieren möchte, sollte wissen, von wo er startet.

Das wiederum tun auch viele, stellen sich aber folgende Fragen nicht:

  • Wann sollte ich die Ist-Prozesse betrachten?
  • Wie viel Aufwand sollte ich in die Prozessaufnahme stecken?

Aber ich kenne doch meine Ist-Prozesse!

Das behaupten zumindest viele. Oftmals tun sie das aber nicht. Das was sie glauben, was in den Prozessen gemacht wird, unterscheidet sich deutlich von der Realität.

Die Realität sieht so aus:

  • Sie glauben zu wissen, was in den Prozessen gemacht wird. Gearbeitet wird ganz anders.
  • Es gibt keine Dokumentation und das Wissen steckt nur in den Köpfen (zurück zum ersten Punkt)
  • Es gibt zwar Dokumentation, die ist aber nicht mehr aktuell oder sogar total veraltet.

Deswegen müssen viele Unternehmen (wieder) an die Ist-Prozesse gehen. In der Regel tun sie das nach Ansatz I:

Ansatz I

Die Ist-Prozesse werden komplett aufgenommen. Das ist die Basis für die Prozessanalyse. Dort werden Optimierungsmaßnahmen festgelegt und dadurch die Soll-Prozesse definiert.

Vorteile Nachteile
Strukturiertes Vorgehen

Gute Basis für die Prozessanalyse

Das Zielbild ist gut greifbar / vorstellbar

Hoher Aufwand: Ist-Aufnahmen dauern oft sehr lange

 

Ansatz II

Auch hier werden zunächst die Ist-Prozesse erfasst. Daraufhin wird ein Zielbild entwickelt. Anschließend werden die Maßnahmen festgelegt, wie man von A nach B kommt

Vorteile Nachteile
Gute Basis für die Prozessanalyse

Das Zielbild ist greifbar / vorstellbar

Hoher Aufwand: Ist-Aufnahmen dauern oft sehr lange
Möglicherweise sind Zielbild und Ist stark unterschiedlich und beeinflussen die Vorstellungskraft

 

Ansatz III

In Ansatz III wird der Spieß herumgedreht. Die Gestaltung der Zielprozesse stellt den Anfang dar. Anschließend werden die Ist-Prozesse gegenübergestellt. Dort wo Änderungen vorliegen, werden die Anforderungen und Maßnahmen definiert.

Die Ist-Prozesse werden komplett aufgenommen. Das ist die Basis für die Prozessanalyse. Dort werden Optimierungsmaßnahmen festgelegt und dadurch die Soll-Prozesse definiert.

Vorteile Nachteile
Keine Beeinflussung durch das Ist bei der Zielbild-Gestaltung

Geringerer zielgerichteter Aufwand für die Ist-Aufnahme

Möglicherweise ist das Zielbild zu weit weg vom Ist und nicht realisierbar

 

Sicherlich gibt es noch andere Ansätze und Kombinationen.

Und meine Meinung?

Es deutet sich ja schon ein wenig in den Vor- und Nachteilen an. Seit einiger Zeit favorisieren mein Team und ich Ansatz III. Dazu ein paar weitere Erläuterungen.

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die Ist-Prozessaufnahme oft viel zu lange dauert. Da sie in Veränderungsprojekten keinen unmittelbaren Nutzen für die Prozessbeteiligten haben, ist das oftmals ein harter Leidensweg, bei dem man die Mitarbeiter verliert.

„Das haben wir schon so oft gemacht“. „Da passiert ja eh wieder nix“. „Ich verstehe nicht, warum wir jetzt so einen Aufwand machen“. Das sind dann typische Statements.

Geht man dagegen direkt an die Soll-Prozesse, spüren die Mitarbeiter, dass ich was verändert. Sie können es oftmals direkt sehen, wenn man die Veränderungen visualisiert und dokumentiert.

Selbst wenn man kein Experte in der Prozessanalyse ist, lassen sich hier selbständig gute Optimierungsideen finden und festhalten.

„Und was müsste man jetzt tun, um vom alten Prozess zum neuen zu kommen?“. Diese Frage ist für viele Fachexperten leicht zu beantworten. Voila, man hat die Mitarbeiter mitgenommen. Sie fühlen sich als Teil des Lösungsteams und werden eher unterstützen als die Veränderung blockieren.

Am Ende kommt es zu einer – so meine Projekterfahrung – viel schnelleren Umsetzung von neuen Projekten, ohne dass man die Ausgangssituation ignoriert oder überbewertet hat.

Fazit

Nein, DIE richtige Methode gibt es nicht. Empfehlenswert ist immer, sich vor jedem Projekt / jeder Veränderung genau zu überlegen, wie viel Aufwand man in die verschiedenen Aufgaben investieren möchte und muss.

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