Mit Unternehmen ist es oft wie mit einem Garten: man legt ihn neu an, setzt behutsam seine Samen. Anfänglich wächst es auch prächtig, aber nach und nach gesellt sich immer wieder Unkraut dazwischen.
Was im Garten das Unkraut, ist im Unternehmen die Komplexität, die sich in die tägliche Arbeit mischt und oft den Durch- und Überblick erheblich erschwert.
Das meiste davon ist hausgemacht.
5 einfache Methoden und Werkzeuge können helfen, wieder Licht ins Dunkle zu bringen.
- Dokumentieren
Denn was nicht niedergeschrieben ist und jederzeit von jedem eingesehen werden kann, existiert eigentlich nicht.
Wichtig ist, dass die Dokumente einfach und verständlich bleiben: Checklisten, kurze Anleitungen mit Bildschirmfotos, konkrete Richtlinien.
Diese Dokumente werden akzeptiert und auch genutzt und verstauben nicht in der Schublade, wie viele andere Dokumentationen dies leider tun.
Visuelle Modelle helfen zusätzlich dabei, Überblick zu verschaffen und Zusammenhänge und Wechselwirkungen sichtbar zu machen.
- Klare Verantwortlichkeiten benennen
Verantwortung ist ein „großes“ Thema. Nur allzu gern versuchen wir Verantwortung zu übertragen, wundern uns dann aber, wenn etwas schief geht.
Zunächst sollte man verschiedene Arten der Verantwortung unterscheiden, z.B. für
- Führung,
- Ergebnisse und die
- Durchführung von Aufgaben.
Bei allen es wichtig, dass es immer nur einen Hauptverantwortlichen geben darf. Alles andere führt unvermeidlich zu Missverständnissen und dem Hin- und Herschieben des schwarzen Peter.
Bei der Aufzählung oben sieht man, dass man ebenfalls zwischen strategischer und operativer Verantwortung trennen sollte. Nur Häuptlinge ist genauso unzureichend wie nur Indianer zu benennen.
- Ziel- / Ergebnisorientiert arbeiten
Viele kennen ihre eigenen Aufgabengebiete und die ihres Teams. Der Blick über den Tellerrand erfolgt selten.
Läuft was bei Vorgängern oder Nachfolgern nicht glatt, wird nach Gründen gesucht. Diese können vielfältig sein.
Die meisten davon wären gelöst, wenn man das große Ganze kennen würde und sich mal darüber unterhält, wie man die gewünschten Ziele gemeinsam erreicht.
Deswegen ist es so wichtig, die Ziele zu kommunizieren und bekannt zu machen.
Dadurch wird das Team- und Abteilungsdenken aufgehoben. Das funktionsorientierte Silodenken wird gewandelt in eine Ergebnis- und Zielorientierung. Ein Denken in Prozesse wird gefördert und plötzlich ziehen alle an einem Strang. Weil alle auch die Grenzen und Schnittstellen der Zusammenarbeit kennen.
- Standards schaffen
Eine eigene Excel Liste hier, eine andere Vorgehensweise da: ohne Standards & Regeln machen sich die Mitarbeiter selbständig.
Das passiert vor allem, wenn die Prozesse nicht gut sind. Denn kein Mensch macht sich selbst gerne unnötig Arbeit.
Ein zweiter Grund ist ebenso vermeidbar: das wichtige Wissen wird entweder gar nicht weitergegeben oder nur mündlich. Das, was ich als Gründer einmal geplant habe, kommt bei der x-ten Generation neuer Mitarbeiter extrem abgewandelt vor. Wie beim beliebten Kinderspiel „Stille Post“, wo jeder gerne etwas verändert oder in seinem Denkmuster weitergibt. Das ist alles nicht böse gemein, passiert aber.
Es entstehen viele individuelle Lösungen, die selten notwendig sind. Genau diese schaffen dafür umso mehr Unübersichtlichkeit, verhindern ein homogenes und effizientes Arbeiten und manchmal sogar ein gesundes Unternehmenswachstum.
- Für Ordnung sorgen
Chaos ist unvermeidlich, wenn man die vorherigen Punkte betrachtet. Es spiegelt sich oftmals genau dort wider, wo man tagtäglich damit in Kontakt kommt:
- Das Dokument ist weder in den Papierordnern noch im den digitalen Ablagesystemen zu finden
- Artikel & Materialien liegen kreuz & quer im ganzen Unternehmen
- Jeder benennt seine Daten, wie er gerade möchte
- Entweder wird gar nicht informiert, oder bei trivialen Dingen steht das ganze Unternehmen im cc der E-Mail
Hier braucht es klare Vorgaben!
- Wer anderen die Suche erleichtern will, muss vorab schon regeln, dass alles auch dort abgelegt wird.
- Zu jeder Tätigkeit muss klar sein, wer daran beteiligt ist und wer wie informiert wird
- Für Ausnahmefälle oder Eskalationen muss es klare Kommunikationsregeln geben
Wer hier die Ordnung in den Griff kriegen möchte, muss meistens einmal in den sauren Apfel beißen, alles auf Null stellen und von ganz vorne anfangen. Eben aber mit einem klaren Organisationskonzept.
Fazit
Wer gründlich forscht wird schnell entdecken, dass vieles der internen Komplexität hausgemacht ist. Oftmals stehen dahinter natürliche Entwicklungen eines Wachstums. Zum einen verständlich, denn anfänglich muss das Geschäft laufen und man konzentriert sich in der Regel voll auf die Kernleistungen. Da wächst alles andere halt einfach so mit. Irgendwann kommt dann der Punkt, wo es ohne die richtigen Strukturen, Prozesse & Regeln einfach nicht mehr weitergeht.
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