Es ist einer die wichtigsten Faktoren, wenn es darum geht, ob Prozesse umgesetzt werden oder die Konzepte in der Schreibtischschublade verstauben: das Aufgabenmanagement.
Der Zusammenhang
Prozesse werden gestaltet und in Prozessdokumenten niedergeschrieben. Damit weiß jeder in der Theorie, was wer wann wie und womit zu tun hat. In der Theorie.
Praktisch unterstützen uns IT-Systeme bei einem Teil der Arbeit. Wenn ich im System eine Rechnung erstelle, dann (nächster Prozess-Schritt) wird diese gleich entsprechend abgelegt.
Aber auch IT-Tools müssen angestoßen werden. Die tägliche Prüfung von Bestellterminen auf Knopfdruck kann ein Beispiel sein.
Und selbstverständlich auch alles, was noch manuell durchgeführt werden muss.
Um diese Tätigkeiten im Arbeitsalltag zu integrieren, braucht man Aufgaben.
Die Realität
Schon bei der Einstellung wird für das Personal bestimmt, wie die Stelle aussieht. Entsprechend bekommt jeder seine Aufgaben zugewiesen. Die können sich natürlich immer mal ändern.
Gleich bleibt allerdings, dass dies mündlich passiert oder eben über schriftliche Dokumente wie Prozessbeschreibungen, Anleitungen, Regeln und Richtlinien, die rein die inhaltliche Beschreibung enthalten.
So ist es wenig verwunderlich, dass oftmals Aufgaben liegen bleiben, Verantwortlichkeiten nicht klar (geregelt) sind oder die oft zitierte linke Hand nicht weiß was die rechte tut.
Aufgaben
Aufgaben sagen konkret, welche Prozess-Schritte auszuführen sind. Aufgaben sind festen durchführenden Personen zugewiesen und in der Regel in einem Organisationssystem verankert.
Dazu stehen jedem genügend Tools zur Verfügung. Oft existieren diese bereits im Unternehmen oder sind kostenlos / kostengünstig zu haben, .z.B. Outlook Aufgaben, ToDo-Listen, Kanban Boards.
Sinnvoll ist es, wenn man Aufgaben direkt unterscheidet und sich passende Kategorien bildet:
- Regelmäßige Aufgaben zu einem festen Termin. Die Lohnzahlung ist immer am 26. Zu erledigen.
- Situative Aufgaben. Solche benötigen ein bestimmtes Ereignis, um ausgelöst zu werden. Diese sind aber nicht immer planbar / absehbar. Wenn der Kunde das Angebot annimmt, dann sende eine Auftragsbestätigung.
- Voneinander abhängige Aufgaben. Eine Folgeaufgabe entsteht immer, wenn eine vorherige Aufgabe erledigt ist.
Natürlich gibt es auch beliebige Kombinationen. Aber die Kategorien helfen dabei, das richtig Instrument für das Aufgabenmanagement zu finden:
- Viele Aufgaben, die voneinander abhängen, lassen sich gut über Workflows automatisieren.
- Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben kann man fest einplanen und über Serienaufgaben automatisch erzeugen lassen
- Für situative Aufgaben lassen sich Aufgaben-Vorlagen entwerfen, die dann nur noch angepasst werden müssen
Um die passenden Instrumente und Tools zu finden, muss man auch einfach mal ein wenig ausprobieren.
Bei prozesspunktnull nutzen wir vor allem Microsoft ToDo (in Verbindung mit Outlook) und den Microsoft Planner. Diese sind auch in unserem Team integriert, was die Sache wieder rund macht.
Die wiederkehrenden Aufgaben werden oftmals von mir angelegt und kontrolliert. Bei Projekten und situativen Tätigkeiten machen das dann meist die jeweiligen Verantwortlichen auf Basis unserer definierten Aufgabenvorlagen.
Wir erleben bei uns und unseren Kunden immer wieder, dass dies für Transparenz und große Erleichterung führt.
Fazit
Der Erfolg von Prozessen hängt davon ab, wie gut ich es schaffe, die theoretisch geplanten Prozess-Schritte und Tätigkeiten in Aufgaben zu transformieren. Manchmal unterstützen da vorhandene IT-Systeme. Für alles andere gibt es auch Tools, die in den Unternehmen schon vorhanden sind.
Gelebte Prozesse führen am Ende immer zu Entlastung und mehr Effektivität & Effizienz.