LIPOK flexibel anpassen

Wie ihr vermutlich ja wisst, ist LIPOK eines meiner Lieblingswerkzeuge, über das ich auch immer wieder mal berichte (Hier im Blog, und hier im Podcast).

Für alle Neueinsteiger nochmal schnell eine kurze Zusammenfassung:

LIPOK ist die Abkürzung für Lieferant, Input, Prozess, Output, Kunde (im englischen SIPOC: Supplier statt Lieferant und Customer für Kunde. Trägt man diese in die Spalten einer Tabelle ein, so kann man dann in den einzelnen Zeilen die Prozess-Schritte und Tätigkeiten eintragen.

LIPOK eignet sich besonders gut, um einfach und schnell Ist- oder Soll-Prozesse zu dokumentieren. Hinzu nutze ich es besonders gerne, um die (Fach-)Mitarbeiter ihre Abläufe selbst aufschreiben zu lassen.

Die Grenzen

Die originäre LIPOK ist also auf die oben genannten 5 Prozessinformationen beschränkt. Das ist alles OK, wenn es um eine schnelle Ersterfassung geht oder man nur obere Ebenen beschreiben will, bei der es nicht zu sehr um Details geht. Mehr braucht man hier nicht.

Im Gegenteil: im ersten Anlauf kürze ich die LIPOK sogar, und ergänze sie dann nach und nach:

  1. Zu allererst schreibe ich nur die Prozess-Schritte, bzw. Tätigkeiten, Aktivitäten und Aufgaben auf. Hier ist dann vor allem die richtige logische Reihenfolge wichtig. Um nicht zu schnell in zig Verzweigungen zu landen, betrachte ich auch erstmal nur den „Happy Flow“, also wie der Prozess im Idealfall abläuft.
  2. Im zweiten Schritt für ich dann Input und Output hinzu, also was man braucht, um den Prozess durchzuführen, und was das Ergebnis davon ist.
  3. Im dritten kommen dann erst Lieferant und Kunde.

Man kann also sagen, dass ich mich erstmal vom Kernstück, dem Prozess „P“ von innen nach außen arbeite. Und somit schon mal ein gutes und ordentliches Stück Prozessarbeit habe.

Die erste Grenze dieser LIPOK erreiche ich, wenn ich in diese Tabelle die verschiedenen Verzweigungen und Abhängigkeiten so dokumentieren möchte. In dieser Form geht das nur sehr schwer, ohne die Übersichtlichkeit zu verschlechtern.

Erste Erweiterung: Verzweigungen und Abhängigkeiten

Das schöne ist aber: man braucht gar nicht viel zu tun, um das sauber zu lösen. Ich füge hierzu einfache eine weitere Spalte „Folgend“ oder „Nachfolger“ ein.

Somit kann ich im nächsten Schritt zum Happy Flow auch die Verzweigungen in die einzelnen Zeilen eintragen und die Abhängigkeiten in der Nachfolger-Spalte kenntlich machen.

Tipp: Warten Sie mit der Nummerierung, bis alle Zeilen vollständig sind. Dann sparen Sie sich das ständige ändern. Im Zweifelsfall in 10er-Schritten nummerieren, da kann man schnell mal noch was reinschmuggeln.

Tabelle beliebig erweitern

Jetzt haben wir den Punkt erreicht, bei dem der Ablauf mit allen Variationen und den rudimentären Informationen vollständig ist.

Ab jetzt beginne ich, mir die Tabelle je nach Bedarf weiter auszubauen. Das Vorgehen ist analog oben beschrieben, jede weitere Information bekommt seine eigene Spalte. Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt, ich bevorzuge auf Detailebene meistens eine Kombination aus folgenden Informationen:

  • Beteiligte Personen, auch oft unterteilt nach „verantwortlich“, „mitwirkend“ und „wird informiert“
  • Benutzte Systeme & IT-Tools
  • Andere Hilfsmittel, die verwendet werden
  • Mitgeltende bzw. zusätzliche Dokumente wie Arbeitsanweisungen
  • noch „finanzielle“ Informationen, wie z.B. Kostenstellen bei Einkaufsprozessen

Fazit

LIPOK als tabellarische Dokumentationsmöglichkeit bietet eine Flexibilität wie kaum eine andere Dokumentationsform. Beginnt man mit dem ursprünglichen Grundgerüst, kann man sich Schritt für Schritt, bzw. Spalte für Spalte Prozesse zusammenbauen, die alle benötigten Prozessinformationen in einer kompakten und übersichtlichen Form darstellen. Hier ist die LIPOK oft auch den visualisierten Prozessmodellen überlegen. Dort führen nämlich zu viele Informationen in Form grafischer Symbole schnell dazu, dass die Übersicht verloren geht.

Hinweis:

Aufgrund der vielen Anfrage zu diesem Thema habe ich ein Online-Aufbau-Training „LIPOK “ entwickelt. Mehr Infos findet ihr hier unter Angebote.

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