Meetings sind super.
Sie geben Struktur, Halt und das beruhigende Gefühl, irgendetwas zu tun – selbst wenn man nichts erreicht.
Zwar gibt es mittlerweile unzählige Tipps, wie man Meetings effizienter gestaltet:
Agenda vorab! Redezeiten begrenzen! Stehen statt sitzen! Timeboxing! Klare Moderation! Protokollpflicht!
Aber mal ehrlich:
Das eigentliche Problem ist nicht das Meeting.
Sondern, dass überhaupt eins stattfindet.
Denn meistens gibt es nur einen Grund, warum Menschen sich regelmäßig zum Reden versammeln:
👉 Weil vorher keiner geregelt hat, was eigentlich zu tun ist.
✅ Die große Meeting-Checkliste für maximale Zeitvernichtung
☑ Mach vorsichtshalber erst ein Meeting, um das richtige Meeting zu planen. Nichts ist schlimmer als ein unvorbereitetes Zeitverschwenden.
☑ Lade so viele Leute wie möglich ein. Sicher ist sicher. Vielleicht sagt ja einer was.
☑ Vermeide klare Ziele – nenne es lieber „Austausch“. Klingt offen, ist offen – bleibt offen.
☑ Wenn keiner was beiträgt: Sag: „Wir sind hier ja auch, um ins Gespräch zu kommen.“ Oder: „Es geht ja auch um das große Ganze.“
☑ Wiederhole, was schon längst bekannt ist. Aber unbedingt mit PowerPoint.
☑ Wenn Diskussionen entgleisen: Sag: „Das ist wichtig, das sollten wir vertagen.“. Und plane direkt das nächste Meeting.
☑ Diskutiere dieselben Themen immer wieder. Achte darauf, Themen nicht vorschnell zu beenden. Sag: „Da müssen wir nochmal in Ruhe draufschauen.“ Oder: „Das hatten wir doch schon mal – aber jetzt anders.“
☑ Erstelle ein Protokoll. Achte darauf, es nicht vorschnell zu versenden. Auch niemals, ohne dass alles es geprüft und abgesegnet haben. Egal wie, Hauptsache, es gibt eins, das abgelegt ist.
☑ Auf keinen Fall solltest du: Vorab entscheiden, ob ein Meeting wirklich nötig ist – klare Zuständigkeiten festlegen – Prozesse so gestalten, dass Dinge auch ohne Meeting funktionieren – nach dem Meeting irgendetwas ändern – oder – Gott bewahre – einfach mal entscheiden.
Fazit für ambitionierte Führungskräfte
Je mehr Meetings du machst, desto größer die Chance,
dass keiner wirklich zum Arbeiten kommt.
Geheimtipp:
Wenn du echte Veränderung signalisieren willst,
dann plane am besten Regelmeetings –
für Probleme, die sowieso nächste Woche wieder genauso auftauchen. Das schafft Kontinuität. Und Verlässlichkeit im Scheitern.
PS: Wer sich jetzt fragt, ob sein Kalender wirklich nur noch aus Arbeitsvermeidung besteht –
die passenden StörBilder gibt’s im WhatsApp-Kanal → [hier klicken]
Und im Blog auf Prozessmaler.de findest du vielleicht… na ja… echte Lösungen.
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