„Was? Heute ist schon der erste des Monats? Die neue Mitarbeiterin steht schon vor der Tür? Verdammt!“
So oder so ähnlich geht es in vielen Unternehmen zu, wenn neue Mitarbeiter beginnen. Die Zeit vom Vertragsabschluss bis zum ersten Arbeitstag verfliegt. Und was bleibt oft auf der Strecke, wenn man sich um sein übliches Tagesgeschäft kümmern muss?
Genau, alles ordentlich vorbereiten, damit der Einstieg so reibungslos wie möglich funktioniert. Neudeutsch nennt man das heutzutage „Onboarding“, übersetzt ungefähr: Einstellung & Einarbeitung.
Onboarding
Ein guter Onboarding-Prozess beginnt spätestens, sobald der künftige Mitarbeiter den Vertrag unterschrieben hat. Alle Tätigkeiten davor zählt man zum Recruiting, also der Personalsuche.
Sobald die Unterschrift unter dem Vertrag steht und der Vertrag vorliegt, sollten sich alle Rädchen in Gang gesetzt werden. Das Ziel: das neue Personal soll direkt vom ersten Tag weg reibungslos arbeiten können und schnellstmöglich produktiv werden. Dazu kann man grob zwei Phasen unterscheiden.
Phase 1: vor dem ersten Tag
In dieser Phase geht es hauptsächlich darum, alle Vorbereitungen zu treffen, z.B.:
- Anmeldung des Mitarbeiters
- Bestellung der Arbeitsmittel (vor allem Hardware- und Software)
- Einrichtung Arbeitsplatz (inkl. Hardware- und Software)
- Erstellung Arbeitsplan
Phase 2: ab dem ersten Tag
Nichts ist für den neuen Mitarbeiter ärgerlicher, als wenn er am ersten Tag gleich nur unnütz rumsitzen muss und sich niemand um ihn kümmert. Das ist übrigens genauso ärgerlich für das bestehende Personal, die nicht wissen, was sie mit der Neuen anfangen sollen.
Ein Einarbeitungsplan sollte deswegen immer auch schon den ersten Tag mit berücksichtigen!
Wichtige Themen für die ersten Tage:
- Die Kollegen kennenlernen; auch die Möglichkeit haben, sich kurz selbst vorzustellen. Eine tolle Idee ist, dass der neue Kollege einfach ein kleines Selfie-Video macht, dass man dann intern verteilt. So weiß schon mal jeder, wer da bald kommt / gekommen ist, auch wenn man mal nicht vor Ort ist.
- Das Büro und die Arbeitsumgebung kennenlernen. Wo findet man was?
- Sich einrichten: man sollte der neuen Kollegin Zeit geben, es sich erstmal gemütlich zu machen
Der erste Tag ist für mich immer ein zarte „Eingewöhnung“. Hier sollte man noch niemand überrennen.
Aber dann sollte es losgehen. In maximal 2 Wochen sollte der Mitarbeiter:
- Das Unternehmen genau kennenlernen. Was ist wichtig, welche Werte, Kultur & Philosophie wird gelebt? Was sind Ziele, Pläne und laufende Projekte?
- Seine Aufgaben kennenzulernen und zu übernehmen.
- Mindestens die Aufgaben der anderen Teams kennenzulernen, mit denen der neue Mitarbeiter direkt zusammenarbeitet.
Danach sollte alles soweit bekannt sein, dass direkt eigenständig gearbeitet werden kann.
Standards gegen Stress & Chaos
In manchen Unternehmen ist es Tagesgeschäft, dass neues Personal kommt, in anderen dagegen kommt es seltener vor. Was hier hilft: eine einfache Checkliste, welche die verschiedenen Onboarding-Aufgaben umfasst. Steht eine Einstellung an, wird diese einfach gezückt und Schritt-für-Schritt abgearbeitet.
Genauso einfach kann man auch das Einlernen gestalten. Dokumentierte Prozesse, z.B. in Form eines Unternehmenshandbuches, bieten dem neuen Mitarbeiter Orientierung und helfen ihm, schnell ins Tun zu kommen. Verknüpft man diese Dokumente noch mit allen Werkzeugen und Hilfsmitteln, die zur Erledigung der Aufgaben benötigt werden, steht einer erfolgreichen Einarbeitung nichts mehr im Weg.
Standardisierte Prozesse, einfache Arbeitsdokumentationen und eine saubere Ordnerstruktur und -verwaltung sorgen dafür, dass die Einarbeitung zum Kinderspiel wird und nicht zum Stressfaktor.