Prozessdokumentation ist überflüssig.

Hat er das grad wirklich gesagt? Der Kerl, der seit zwei Jahrzehnten für Transparenz und dokumentierte Prozesse & Wissen plädiert?

Ja, hat er. Prozessdokumentation ist überflüssig, wenn es um die tägliche Arbeit geht.

„Wir brauchen eine Prozessdokumentation, damit wir wissen, wie wir arbeiten sollen!“
Das höre ich immer wieder – und es zeigt, dass das Verständnis für den eigentlichen Zweck einer Prozessdokumentation oft fehlt.

Hier die Wahrheit: Prozessdokumentation ist nicht dafür gemacht, auf dem Schreibtisch zu liegen oder täglich herangezogen zu werden. Sie ist nicht das Arbeitswerkzeug, das du bei jedem Arbeitsschritt benötigst.

Eine Prozessdokumentation ist eine Grundlage – nicht das Ziel!

Sie hilft, Abläufe zu analysieren, zu verstehen und zu gestalten. Der eigentliche Sinn liegt darin, die Inhalte dieser Dokumente so in die Praxis umzusetzen, dass sie gar nicht mehr gebraucht werden.

Das Ziel muss sein, Prozesse so klar, einfach und lebendig in den Alltag zu integrieren, dass sie für jeden selbstverständlich sind. Die Prozesse müssen gelebt werden und nicht in dicken Ordnern oder PDF-Dateien verstauben.

Eine gute Prozessdokumentation ist relevant:

➡️ Um überhaupt gute Prozesse und Handlungsfähigkeit zu gestalten
➡️ Um ein einheitliches Verständnis zu erzeugen
➡️ Als Orientierungshilfe, wenn jemand etwas nachschlagen möchte.
➡️ Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Wenn du Prozessdokumente erstellst, denk daran: Sie sind nicht das tägliche Werkzeug deines Teams. Wer dir das verkaufen will, hat das Ziel nicht verstanden und schießt an der Realität vorbei.

Wenn dein Team ständig in den Prozessdokumenten nach Antworten sucht, bedeutet das: deine Prozesse sind schlecht umgesetzt. Daran solltest du arbeiten.

Wie gehst du mit Prozessdokumentationen um? Liegt sie bei dir noch „auf dem Schreibtisch“?

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