Eine der ersten Fragen, die ich von Kunden höre, wenn es um Prozessmanagement oder -dokumentation geht, ist: „Welches Tool sollen wir nehmen?“

Diese Frage ist verständlich – aber sie ist auch ein klassischer Fehler. Denn oft wird damit ein entscheidender Schritt übersprungen: Die Klärung der Grundlagen.

Warum ist das ein Problem? Weil ein Tool niemals die eigentlichen Herausforderungen löst. Es ist nur ein Werkzeug, ein Mittel zum Zweck. Doch ohne eine klare Methode, ohne Verständnis für die Bedürfnisse der Mitarbeiter und ohne eine passende Dokumentationsform wird auch das beste Tool scheitern.

Die Wahrheit ist: Viele Unternehmen treffen Entscheidungen über Tools viel zu früh. Sie stürzen sich auf Software-Vergleiche, Features und Lizenzmodelle, ohne zu wissen,

• welche Prozesse sie eigentlich dokumentieren wollen,
• welche Darstellung und Modellierung ihre Mitarbeiter verstehen und akzeptieren,
• oder wie sie sicherstellen, dass die Prozesse auch gelebt werden – und nicht nur auf Papier existieren.

Das Ergebnis? Ein hübsches Tool, das niemand nutzt. Oder ein Prozessmanagement, das so kompliziert wird, dass es mehr Frust als Nutzen bringt.

Was ist der bessere Ansatz? Bevor du dich für ein Tool entscheidest, klär erst die wichtigsten Grundlagen:

1. Was willst du erreichen? Geht es um Transparenz, Verbesserung oder beides?
2. Wie arbeiten deine Mitarbeiter? Welche Dokumentationsform passt zu ihnen?
3. Welche Methode ist sinnvoll? Ohne eine klare Methodik bleibt auch die beste Software wirkungslos.

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, macht es Sinn, sich mit Tools zu beschäftigen. Und oft wird dann auch klar: Es muss nicht immer die teuerste oder komplexeste Lösung sein.

Mein Tipp: Prozessmanagement ist wie ein Hausbau. Du entscheidest auch nicht zuerst, welche Werkzeuge du brauchst. Du planst, klärst die Anforderungen und legst eine solide Basis. Erst dann kommen Hammer und Nägel ins Spiel.

Fazit: Tools sind wichtig, aber sie sind nicht der Anfang – sie sind das Ende einer guten Vorbereitung. Die Methode kommt vor dem Tool, nicht andersherum.