Kommunikation ist der vielleicht wichtigste Erfolgsfaktor in Unternehmen.
In vielen Unternehmen ist Kommunikation aber nur der verzweifelte Versuch, das zu retten, was in der täglichen Arbeit nicht geregelt ist oder nicht funktioniert (hat).
Oder in anderen Worten: es hapert an den Prozessen, und das muss über die Kommunikationsschiene wieder ausgeglichen werden.
Kommen euch nachfolgende Beispiele bekannt vor?
- Das permanente Rückfragen und Kontrollieren, was denn mit einer Aufgabe ist („Wo bleibt denn die Bestellung?“).
- Das interne Meeting, in dem es nur darum geht, den aktuellen Status von Aufgaben zu erhalten („Hast du den Lieferanten schon angerufen?“)
- Die Delegation von Aufgaben und das ständige Wiederholen, damit bloß nichts vergessen wird („Denkst du dran, meinen Urlaubsantrag zu prüfen?“)
- Krisen-Kommunikation, um Brände zu löschen („Das Teil fehlt und die Produktion kann nicht weitermachen. Was sollen wir tun?)
Wie sieht eine bessere Arbeitswelt aus?
Bei echter Struktureffizienz unterscheiden wir zunächst zwischen aufgabenbasierten Informationen und Kommunikation:
- Informationen = Inhalte und Daten in Form von Dateien, Dokumenten etc., die übermittelt werden, um Aufgaben reibungslos durchzuführen. Dazu gehört auch der Status.
- Kommunikation = Austausch und die Interaktion dazu.
Der Austausch der Informationen ist über die Prozesse geregelt; dort wird genau definiert,
- wer welche Aufgabe hat (was tut),
- welches Ergebnis (Output = Informationen in Form von Daten) erzeugt wird,
- was mit dem Ergebnis zu tun ist (z.B. ein definierter Speicherort) und
- wer mit diesem Ergebnis weiterarbeiten kann (nächste Aufgabe, es beginnt wieder bei 1)
Sind die Prozesse nicht nur gestaltet und dokumentiert, sondern auch über ein funktionierendes Aufgabenmanagement geregelt, erfolgt zwischen den Aufgaben
- eine Fertigmeldung der Aufgabe,
- eine direkte (automatische) Information an den Nachfolger oder
- der Nachfolger kann zumindest jederzeit den Status erkennen und weiß, ob er die Aufgabe beginnen kann,
Ein konkretes Beispiel:
- Der Buchhalter erstellt aus den Abrechnungsdaten (Input) die Rechnung (Output). Die Rechnung wird in den vereinbarten Ordner gelegt. Nach Erledigung hakt er seine Aufgaben in dem genutzten Tool ab.
- Die Assistentin, die regelmäßig die Rechnungen versenden soll, beginnt ihre Aufgabe. Sie prüft im vereinbarten Ordner, ob fertige Rechnungen vorhanden sind (=Input). Und kann damit ihre Aufgabe erledigen
(OK, das ist ein sehr triviales Beispiel. Ich weiß natürlich, dass es hierfür schon viel bessere automatisierte Lösungen gibt 😉).
Und wo ist die Kommunikation?
Genau das ist der Clou. Wer seine interne Organisation so gestaltet, der beseitigt die Reparatur-Rhetorik und muss diesbezüglich nicht mehr kommunizieren, weil es überflüssig wird.
Dann kann man sich vollständig auf gewinnbringende Kommunikation konzentrieren, wie zum Beispiel bei gemeinsamen Arbeiten an Inhalten und Lösungen oder Team-Gespräche und Mitarbeiterentwicklung.
Da haben am Ende alle was davon!