Stammdaten ist laut Wikipedia „die Bezeichnung für Daten, die Grundinformationen über betrieblich relevante Objekte (wie Produkte, Dienstleistungen, Lieferanten, Kunden, Personal) enthalten, die zur laufenden (z. B. periodischen) Verarbeitung in Geschäftsprozessen erforderlich sind. Sie werden deshalb auch statische Daten oder Grunddaten genannt.“ (Link zu Wikipedia)
Vereinfacht: Ohne Daten läuft nichts in einem Unternehmen. Klar also, dass man besonderen Wert auf die Verwaltung & Pflege dieser Stammdaten legt?! Scheinbar nicht immer.
Zwei Beispiele aus dem gleichen Unternehmen
Beispiel 1: Das neue CRM-Tool zur Pflege der Kundendaten und Vertriebsaktivität ist in Betrieb. Dort wird alles eingetragen. Alles. Wann habe ich zu welcher Uhrzeit bei welchem Kunden angerufen. Wie oft hat es geklingelt. Hat der Kunde bei dem Gespräch seine Hobbies genannt oder zwischendurch mal gehustet. Wann hat die stellvertretende Empfangsdame Geburtstag. Und wie hoch sind denn die Chancen, dass mein neues Angebot angenommen wird.
Beispiel 2: was in anderen Bereichen passiert:
- Eine Rechnung kommt vom Lieferanten zurück. Offenbar stimmt die Anschrift, die in den Lieferantenstammdaten steht, nicht.
- Das Lager läuft über. Für einen Artikel war die falsche Mindestbestellmenge hinterlegt.
- Der Kunde beschwert sich wegen falscher Preise. Da hat wohl offenbar jemand die Preise nicht in den Artikeldaten aktualisiert.
- Die Personalabrechnung muss korrigiert werden, da bei Frau Müller die falsche Steuerklasse eingetragen ist. Die hat doch vor kurzem geheiratet.
Der Status-Quo
Wer glaubt, dass dies rein fiktive Beispiele sind, der irrt. Schlechtes Stammdaten-Management ist eines der häufigsten Gründe für Fehler oder Probleme. Wie oben beschrieben gibt es manchmal Ausnahmen. Hier ist aus meiner Sicht aber oft der Fokus der Falsche. Oft ist genau dort, wo ich viele Daten erfasse, vieles davon überflüssig; zumindest im Sinne einer Kosten-Nutzen-Betrachtung. Und bitte nicht falsch verstehen: mein Beispiel mit dem CRM-Tool war bewusst überspitzt, um den Kontrast darzustellen, der in der realen Praxis oft zu finden ist. Selbstverständlich macht es auch im Vertrieb und dem Kundenmanagement Sinn, gewisse Daten zu erfassen.
IT-Tools
Das alles ist umso erstaunlicher, wenn man die vorhandenen Möglichkeiten der IT heute kennt. Warenwirtschafts- oder ERP-Lösungen sind meist schon im Einsatz und genau dafür ausgelegt, alle Stammdaten vernünftig unter einen Hut zu bringen und zu verwalten. Zusätzliche Lösungen, wie das schon erwähnte CRM-Tool, Lageranwendungen oder mobile Lösungen, sind spezifisch auf gewisse Bereiche zugeschnitten und können auch Stand-Alone (ohne weitere Systeme) funktionieren bzw. existieren (viele kleinere Unternehmen haben keine Warenwirtschaft, sondern arbeiten mit einzelnen Insellösungen).
Also woran liegt es? Den einen Grund gibt es sicherlich nicht. Aus meiner Sicht kristallisieren sich diese Punkte heraus:
- Es gibt gar keine Tools. Das Pflegen über Dokumente ist kompliziert und endet im Chaos.
- Die IT-Tools werden nicht richtig genutzt. Entweder, weil man nicht weiß wie, oder es ist für die Mitarbeiter zu kompliziert.
- Man ist sich gar nicht bewusst, wann welche Daten erfasst werden müssen. Das Fehlen von Daten fällt erst auf, wenn man sie benötigt.
Empfehlung
Egal ob mit oder ohne IT-Unterstützung: Voraussetzung ist, überhaupt zu wissen, wann welche Daten eine Rolle spielen. Transparenz ist also besonders wichtig.
Hierbei helfen Geschäftsprozesse. Bei der Betrachtung der Abläufe ist es ratsam, zunächst die Tätigkeiten in ihrer Reihenfolge zu dokumentieren:
- Schritt 1
- Schritt 2
- Schritt 3
Dann kann man die jeweiligen Tätigkeiten durch folgende Informationen ergänzen:
- Input: welche Daten benötige ich, um die Tätigkeit durchführen zu können
- Output: welche Daten erzeuge ich bei der Durchführung der Tätigkeit
Beispiele:
| Input | Tätigkeit | Output |
| Artikeldaten
Preisdaten Lieferkonditionen |
Angebot schreiben | Angebot Angebotsdaten |
| Angebotsdaten
Leistungsdaten Zahlungskonditionen |
Rechnung schreiben | Rechnung / Rechnungsdaten |
| Artikeldaten
Lieferantendaten |
Artikel bestellen | Bestellung
Artikel- und Lieferanten-Stammdaten |
Fazit
Transparente Prozesse helfen dabei, sich darüber bewusst zu werden, welche Daten benötigt werden und wo sie erzeugt werden. Eine ganzheitliche Betrachtung gibt zudem die Möglichkeit, entsprechende Maßnahmen zu planen. Ein neuer Kunde? Hier kann man in seinen Prozessen direkt festlegen, dass alle notwendigen Kundendaten in einer Datenbank erfasst werden.
Diese Informationen helfen übrigens auch dabei, vorhanden IT-Systeme richtig einzustellen / zu nutzen oder passende Tools zu finden.
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