„The system runs the business, people run the system“
Frei übersetzt: Das System hält das Business am Laufen, die Mitarbeiter das System.
Meine persönliche Deutung, die seit über 20 Jahren immer und immer wieder bestätigt wird:
Erfolgreiche Unternehmen haben ein erfolgreiches System entwickelt und eingeführt, bestehend aus den richtigen
- Strukturen & Prozessen,
- Methoden & Werkzeugen und
- Vorgaben & Richtlinien.
Dieses System wird durch gute Mitarbeiter erfolgreich umgesetzt, was wiederum zum Erfolg des Unternehmens führt.
Man kann es auch andersherum interpretieren: die bestem Mitarbeiter bringen wenig, wenn das System nicht gut ist. („Shit in – shit out“)
Eingeschränkte Optimierung
Immer wieder stelle ich in den Unternehmen folgendes fest, wenn es um die Arbeit mit Prozessen geht: Es wird sich sehr stark darauf fokussiert, wer etwas tut – also welcher Mitarbeiter oder Mitarbeiterin. Was für die Betrachtung des Status Quo noch sinnvoll sein mag (auch!), führt spätestens bei der Prozessoptimierung immer wieder zu Problemen.
Das führt oft dazu, dass nicht die besten Prozesse gestaltet werden, sondern die Prozesse, die am besten auf die jeweilige Person passen.
Ein Beispiel
Ich: „Optimal wäre, wenn die Anfragen alle zentral in einem System zusammenlaufen. Zum Beispiel in einem eurer Teams-Kanäle“
Teilnehmer (oft Vorgesetzte): „Hmmm, ich weiß nicht. Der Herr Müller / die Frau Meier, die kommen mit dem Teams noch nicht so gut zu Recht. Wir sollten besser die Anfragen weiter per Mail weiterleiten“
Die Folgen:
- Die Person wird in den Vordergrund gestellt, nicht der Prozess
- Weil ein Rädchen nicht richtig funktioniert, müssen alle anderen sich darauf anpassen
- Die Weiterentwicklung & Qualifikation der Mitarbeiter wird für die Prozessoptimierung nicht berücksichtig
Neutrale Perspektive
Wer für Ordnung und optimale Prozesse sorgen möchte, der sollte die Abläufe immer neutral betrachten:
- Was wird getan?
- In welcher Reihenfolge?
- Wer sollte es tun? Hier empfehle ich, in generischen Rollen und nicht „wirklichen“ Personen zu denken!
Dieser Ansatz erfordert einiges an Umdenken, führt aber schneller und besser zum Erfolg.
Wer sich einmal frei gemacht hat von dem Gewohnheitsdenken, wird schnell Freude daran finden!