2012 habe ich mich selbständig gemacht. Freelancer für Prozessmanagement. Das hatte ich zuvor schon knapp 8 Jahre in verschiedenen Positionen als Angestellter gemacht. Dort war ich absoluter Experte. Und da ich selbst viel mit anderen Freiberuflern zu tun hatte, war ich sehr sicher, dass auch ich damit erfolgreich sein kann.

Alles um mein Fachgebiet kann man schon irgendwie bewältigen. Für die Buchhaltung habe ich mir schnell ein Tool angeschafft und die notwendige Unterstützung beim Steuerberater geholt. Marketing & Vertrieb ging hauptsächlich über Projektvermittler. Laptop & Co. habe ich einfach bei Amazon gekauft. Da ich recht IT-affin bin war alles andere auch einfach. Kurzum: ich konnte mich voll auf meine Arbeit und mein Fachgebiet konzentrieren. So ist es eigentlich bei allen anderen Selbständigen auch.

Der nächste Schritt

Kristina habe ich bereits 2013 eingestellt, weil der Bedarf in meinen Projekten recht groß war. Aber erst 2017 habe ich den Entschluss gefasst, ein Unternehmen gründen zu wollen. Ich wollte einfach weniger reisen, mehr Zeit für Familie & Freunde haben, und mich auch in anderen unternehmerischen Felden weiterentwickeln und reinschnuppern. Also schnell ein Business-Plan gemacht, und schon Mitte 2018 haben sich 3 weitere Kolleginnen zu Kristina und mir gesellt.

Soweit, so gut. Ich war noch in größeren Projekten als Freiberufler tätig war, parallel dazu lief mein Unternehmen. Und da wurde mir schnell klar: für meine Unternehmeraufgaben reicht es nicht, ein Spezialist zu sein. Mein ganzes Detailwissen hilft mir in der Führung und Gestaltung meines Unternehmens nicht weiter. Genauso wenig die zahlreichen weiteren Dinge, die ich mir in der Zwischenzeit angelernt habe: Buchhaltung, Steuerwesen, Personalwesen und Verträge usw. All diese Puzzle-Teile waren im Einzelnen zwar wichtig, doch es fehlte das übergeordnete Bild, und wie alles zusammenhängt. Es fehlte an Orientierung, nicht nur mir, sondern auch meinen Mitarbeiterinnen.

Überblick verschaffen

Oft ist es ja so, dass man Wasser predigt, selbst aber Wein trinkt. Oder in meinem Fall: Jahrelang berate ich Unternehmen, wie sie sich richtig strukturieren und einen Überblick verschaffen, bei meinem eigenen Unternehmen ist das aber irgendwie auf der Strecke geblieben.

Die Lösung war also extrem nahe, in Form meines eigenen „Big Pictures“. So nennen wir in der Regel solche Übersichten, oder auch Prozesslandkarte.

Das Big Picture stellt in kompakter Form visuell dar:

  • Was sind die wichtigsten Abläufe in meinem Unternehmen.
  • Welche davon erzielen Wertschöpfung und verdienen mir das Geld.
  • Wie hängen die einzelnen Prozesse zusammen, welche Wechselwirkungen und Abhängigkeiten liegen vor.
  • Wer ist für was verantwortlich. Wo liegen die Grenzen.

Gesagt, getan. Und so habe ich mir ein Big Picture erstellt. Wie immer, habe ich das meinem Team vorgestellt und besprochen. Feedback ist sehr wichtig, denn das Big Picture ist wichtig für das gesamte Unternehmen.

Was sich verändert hat

Zunächst einmal ist ein Big Picture ein gutes Mittel, um einen Schritt zurückzutreten und sein Unternehmen mit etwas Abstand zu betrachten. Denn viel zu oft verliert man sich ins Detail und verliert das Wesentliche aus dem Auge.

Als Unternehmer muss man aber den Überblick behalten. Das Big Picture war für mich der Startpunkt, um folgende Maßnahmen anzugehen:

  • Erstmal habe ich abgeglichen, was wir tun sollen und heute tun. Alles, was nicht auf Kundenarbeit ausgerichtet war oder unbedingt für das Unternehmen wichtig war, haben wir eliminiert.
  • Dann konnte ich für einzelne Prozess- / Themenblöcke Verantwortliche bestimmen. Somit hatte ich feste Ansprechpartner und konnte klare Aufgaben zuweisen. Die Mitarbeiterinnen hatten ebenfalls die notwendige Orientierung und Sicherheit für ihre Arbeiten.
  • Vor allem habe ich auch festgestellt, in welchen Bereichen wir noch nicht gut sind und ich & mein Team uns weiterentwickeln müssen. Vertrieb war hier eine „Baustelle“. Damit musste ich mich als Freelancer nie beschäftigen, war jetzt aber überlebenswichtig, um das Unternehmen überhaupt am Leben zu erhalten.
  • Zuletzt war es auch genau das, was ich benötigt habe, um meine Unternehmeraufgaben auszufüllen. Das Big Picture soll ja ein Abbild meiner Strategie sein und mir dabei helfen, meine Ziele besser zu erreichen. Jetzt lag das komplette Bild vor mir, und ich konnte die einzelnen Puzzle-Teile mit Leichtigkeit verschieben & optimieren

Und danach kann man arbeiten?

Nein, kann man nicht (oder zumindest schlecht). Das Big Picture ist ein strategisches Instrument und dient vor allem der Strukturierung des Unternehmens. Für Sie und Ihre Mitarbeiter dient es zur Orientierung. Handlungsfähigkeit für die Fachkräfte schafft man am besten, wenn man die verschiedenen Abläufe und Tätigkeiten genau dokumentiert. Das sollten Sie auch tun.

Wichtig für mich als „neuer“ Unternehmer war aber, auch eins klar zu erkennen: es ist nicht mehr notwendig, dass ich alles selbst weiß und alles selbst machen muss. Genau dafür gibt es ja die Mitarbeiter. Das war zunächst sehr schwer für mich, weil ich es ja gewohnt war, alles selbst zu tun. Das Big Picture und die Verantwortlichkeiten haben mir geholfen, Aufgaben klar zu vergeben. Geht aber wirklich nicht von heute auf Morgen. Alte Gewohnheiten sterben eben langsam.

Fazit

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es als Unternehmer wichtiger ist, das große Ganze im Auge zu behalten als sich in operativer Detailarbeit zu verlieren. Das Big Picture war und ist eines der wichtigsten Werkzeuge in meinen Projekten. Und viele unterschäften seine Macht und Wirkung. Es ist – für mein Unternehmen und meine Kundenprojekte – das Fundament und der Ausgangspunkt für das tägliche Arbeiten und Veränderungen.

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Bernd Ruffing

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