Ca. 20 Jahre beschäftige ich mich mit Geschäftsprozessen. An Dokumentationen ist mir schon alles untergekommen, von Skizzen & „Bierdeckel“-Dokumentation bis zu ellenlangen Dokumenten, die wahrlich viel Kraft & Nerven kosten, wenn man sie lesen möchte.
Stellt sich die Frage, was denn eine gute Prozessbeschreibung ausmacht.
Abgrenzung
Zunächst ist es mir wichtig, einen klaren Rahmen für die Prozessbeschreibung zu setzen. Das ist schon der erste Schritt, die zur Qualität der Prozessbeschreibung im gesamten beiträgt.
Es gibt viele Arten von Prozessdokumentationen. Das fängt an mit Übersichten wie Prozesslandkarten, die eher strategischer Natur sind. Und geht tiefer bis hin zu sehr detaillierten Anleitungen, welche die operativen Tätigkeiten abbilden.
Genau hier ist auch die Prozessbeschreibung anzusiedeln. Sie soll dokumentieren, durch welche Aufgaben & Tätigkeiten sich die übergeordneten Prozesse, Teil-Prozesse oder andere Cluster sinnvoll detaillieren lassen.
Inhalte
Wer hier eine gute Struktur in seiner Prozesslandschaft gestaltet hat, bekommt schon bei der inhaltlichen Gestaltung weniger Probleme.
Wichtig für die Inhalts sind folgende Faktoren:
- Es wird über Prozesse gesprochen; d.h. es handelt sich nicht um reine Arbeitsplatzbeschreibungen, sondern die Abläufe werden – falls notwendig & sinnvoll – auch team-übergreifend beschrieben
- Entsprechend ist in der Prozessbeschreibung klar, was Vorgänger-, Nachfolger oder andere Schnittstellenprozesse sind
- Es gibt keine Redundanzen; das ist besonders wichtig für die Skalierbarkeit der Prozesse: die Informationen in einer Prozessbeschreibung sind genau einmal dokumentiert und finden sich in keinen anderen Dokumentationen wieder. Ausgenommen hiervon sind Verlinkungen / Verweise
- Im Fokus stehen die Aufgaben & Tätigkeiten; darauf basierend werden alle weiteren wichtigen Prozess-Informationen ergänzt
- Zusätzliche / weitere Informationen, vor allem aufgaben-spezifische Handlungsanweisungen sollten verlinkt werden
Form & Format
Lange Prozessbeschreibungen in schriftlicher / Prosa-Form sind in aller Regel dazu bestimmt, nicht gelesen oder falsch verstanden zu werden.
Aus meiner Erfahrung sollte eine Prozessbeschreibung
- einen kurzen Steckbrief enthalten; max. 1 Seite mit den allgemeinen / formalen Informationen wie z.B. Gültigkeit, Ziele etc.
- eine kurze visuelle Darstellung / Prozessmodell enthalten, welche den Ablauf und die Zusammenhänge klarstellt
- die einzelnen Tätigkeiten und ihre zugehörigen Informationen kurz und prägnant in tabellarischer Form dokumentieren
- maximal die einzelnen Aufgaben noch durch Freitext-Beschreibungen ergänzt werden
- nicht länger als maximal 4-5 Seiten sein (inkl. Steckbrief)
Nutzung
Wenn jemand erwartet, dass Prozessbeschreibungen neben den Mitarbeitern auf dem Schreibtisch liegen und diese danach arbeiten: sorry, das ist weder realistisch noch Sinn der Prozessbeschreibungen.
Optimal sind Prozessbeschreibungen für:
- die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- um vielleicht mal was nachzuschlagen
- die Team-übergreifende Abstimmung
- Prozessanalyse & Optimierung
- Zur Abstimmung mit der IT bei der Automatisierung & Digitalisierung der Geschäftsprozesse
Ansonsten werden die Mitarbeiter sich recht schnell an die Aufgaben und die Reihenfolge der Abwicklung gewöhnen und diese so ausführen (klar, Ausnahmen bestätigen die Regel!).
Was zur täglichen Arbeit viel wichtiger, sind die o.g. weiteren Hilfsmittel oder Handlungsanweisungen.
Fazit
Die Qualität der Prozessbeschreibungen hängt schon maßgeblich davon ab, wie ich diese in meine Prozess- und Dokumentationsstruktur einbinde. Passt das, lassen sich mit einfachen und gut nutzbaren Formaten die Inhalte gezielt darstellen. Aber Vorsicht: keine falschen Erwartungen an die Prozessbeschreibung stellen!
PS:
Hier könnt ihr euch eintragen, dann schick ich euch eine Vorlage der Prozessbeschreibung zu.