Das Leben & der Alltag bieten viele gute Beispiele, die wir auf unsere Unternehmen und das Berufsleben übertragen können.
Heute geht es um Rezepte. Kennt jeder, und viele haben sicherlich schon einmal nach einem Rezept gekocht, sei es die überliefernden Zettel von Oma & Mutti, oder aus einem Kochbuch.
Warum Rezepte als Beispiele für gute Prozessdokumentation dienen können
1. Es dreht sich nicht um den Koch oder die Küchengeräte
Spricht man in Unternehmen über Prozesse, dauert es nur kurz, bis es ausschließlich darum geht, wer etwas tut oder in welchem System gearbeitet wird.
In Rezepten geht es um das Wesentliche, nämlich das Kochen und die Abfolge der Schritte, die dazu notwendig sind.
Genau so sollte es in der Prozessdokumentation auch gehen: in aller erster Linie um die Tätigkeiten und die Reihenfolge. Das sollte so gut beschrieben sein, dass jeder Koch sie mit jedem Gerät ausführen kann.
2. Alle Zutaten sind aufgeführt
Alles, was zum Kochen benötigt wird, ist in dem Rezept aufgeführt. Alles andere wäre eine Katastrophe.
Genauso sind in Rezepten keine Sachen bei den Zutaten aufgeführt, die nicht gebraucht werden.
In Prozessdokumenten kommt es darauf an, die wichtigsten Input-Faktoren zu erfassen und alles Unnötige wegzulassen.
3.Jeder kann es nutzen
OK, nicht jeder mag als Hobby-Koch gut geeignet sein. Nichtsdestotrotz kann eigentlich jeder sich ein Rezept schnappen, die Zutaten einkaufen und loslegen.
Rezepte sind so einfach gestaltet, dass man in der Regel keine besonderen Qualifikationen braucht.
Genauso sollten Prozessdokumente geschrieben sein. Jeder muss danach die Prozesse ausführen können.
4. Es wird oft mit Bildern gearbeitet
Zumindest in Kochbüchern oder Rezepte aus dem Internet gibt es viele Bilder dabei, die von den Zutaten über die einzelnen Schritte das Kochen visuell unterstützen.
Grafiken, Symbole, Prozessmodelle: es gibt viele Möglichkeiten, wie man Prozesse visuell beschreiben kann und somit für besseres Verständnis sorgen kann.
Was nicht gut an Rezepten ist
1. Ungenaue Angaben
„Man nehme eine Handvoll Salz“. Oh je. Wenn ich mit meinen XXXL-Bud-Spencer-Händen komme, ist das im Vergleich mit meiner Frau ne ganze Menge Salz mehr. Das kann schnell zu unschönem Geschmack führen.
Solche ungenauen Mengenangaben findet man in vielen Rezepten. Übersetzt heißt das ja nur: nimm so viel Salz, bis der Geschmack für dich passt.
Was beim Kochen noch leicht anzuwenden ist, kann im Unternehmen zu Katastrophen führen.
Ungenaue und missverständliche Angaben führen zu Fehlern und unnötigem Stress. Es ist sehr wichtig, die dokumentierten Inhalte gut zu prüfen und dafür zu sorgen, dass sowas nicht passiert.
2. Vergleichbarkeit
Egal wie genau das Rezept ist, es ist sehr schwer, ein Gericht wirklich haargenau mehrfach hintereinander hinzukriegen. Oftmals sind es nur Nuancen am Geschmack (manchmal aber auch: bei meiner Mutter schmeckt das ganz anders ).
In betrieblichen Abläufen kann es wesentlich sein, dass das Ergebnis immer das Gleiche ist. Kleinere Abweichungen können für ungewollte Folgen sorgen.
Gute Prozesse sind so gestaltet und dokumentiert, dass sie „skalierbar“ sind, also immer und immer wieder durchgeführt werden können bei gleichem Ergebnis.
3. Individuelle Abwandlungen
Was dem einen schmeckt, findet ein anderer wohlmöglich nicht so toll. Viele beginnen dann, die Rezepte nach ihrem Gusto anzupassen.
Die Folge: es besteht die Gefahr, dass bald wenig von dem ursprünglichen Rezept übrig ist.
In Unternehmen sollte man das unbedingt vermeiden. Selbstläufer führen zu unnötiger Komplexität und Ergebnissen, die nicht immer erwünscht sind.
4. Der „eh klar“ Effekt
Werden Rezepte geschrieben, so tritt oft der „eh-klar-Effekt“ ein.
Einige Inhalte werden nicht erfasst. Warum: Für den Schreiber ist das so gewöhnlich ist, dass er sich gar nicht vorstellen kann, dass jemand das nicht weiß oder anders verstehen könnte.
Die Realität in deutschen Unternehmen zeigt immer wieder: gute Prozesse enthalten wirklich alles. Egal wie trivial, egal wie banal. So kann man sicher sein, dass die Prozesse auch von jedem gleich verstanden und gleich gelebt werden können.
Fazit
Wer Prozesse dokumentiert, sollte ein paar Punkte berücksichtigen. In der Welt des Kochens findet man bei Rezepten hier gute und schlechte Beispiele.