„Nicht schon wieder ein Meeting“ – so stöhnt es durch viele Büros. Und es ist wahr, viele
Meetings sind unnötig. Oftmals hätte es auch eine E-Mail getan. Wie man Meetings sinnvoll
gestalten kann, darüber habe ich auch schon einmal geschrieben. (externer Link)

Tot sind Meetings jedoch nicht. Richtig durchgeführt sind sie wichtige Arbeitstreffen,
erlauben direkte Kommunikation und bringen direkt verwertbare Ergebnisse.

In kleinen Teams mag ein Protokoll wie Overkill erscheinen und um die Rolle des
Protokollanten reißt sich, tendenziell, nie jemand. Dennoch glaube ich, dass Protokolle
nichts schlechtes sind – vorausgesetzt, sie sind Teil des Prozesses, einfach und nutzbar.

Warum überhaupt Protokoll führen?

Vorab, leider sehen viele Menschen Protokolle mehr als eine Art Defensivmittel. Sie werden
genutzt, um die Verantwortung von sich zu schieben oder schlicht um „Recht zu haben“.
Das ist nicht der Sinn und Zweck eines Protokolls!

Vielmehr sind Protokolle ein nützliches Werkzeug, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu
schaffen. Insbesondere dann, wenn viele Personen beteiligt waren, externe involviert sind
oder, wie aktuell unvermeidlich, Krankheit zuschlägt.

Protokoll in den Prozess integrieren

Damit ein Protokoll etwas positives und nützliches ist, muss es Teil des normalen Prozesses
und so reibungsfrei wie möglich sein.

Das beginnt bei der Auswahl der Person, die es verfassen soll. Oftmals wird der Moderator
bzw. der Einberufende des Meetings automatisch als Protokollant vorausgesetzt. Das ist ein
Fehler.

Der Moderator hat eine andere Aufgabe, nämlich sicherzustellen, dass das Ziel des
Meetings erreicht wird. Sei es Information, Entscheidungen oder Brainstorming, es spielt
keine Rolle – die Rolle des Moderators erfordert volle Aufmerksamkeit und wird mit jeder
zusätzlichen Person exponentiell herausfordernder.

Das Protokoll darf daher nicht auch seine Aufgabe sein. Kurz gesagt: Bestimmt eine zweite
Person zum Protokollanten.

Was gehört in ein Protokoll?

Wir sehen immer noch oft Protokolle mit Timestamps: „14:35: Jan Hossfeld argumentiert
dagegen.

Wer ein solches Protokoll führt, liegt ebenfalls falsch. Es soll nicht den Verlauf des Meetings
beschreiben. Es soll die wesentlichen Informationen und Entscheidungen festhalten. Nicht
mehr und nicht weniger.

Mit diesem Wissen wird auch die Rolle des Protokollanten gleich attraktiver, oder?
Aber bevor wir zur technischen Unterstützung kommen, hier die Bestandteile eines
sinnvollen Protokolls aus meiner Sicht:

  • Titel des Meetings
  • Ort, Datum, ggf. Zeit
  • Teilnehmende und Abwesende
  • Überschriften aus der Agenda gefolgt von den absolut wesentlichen Informationen und
    Entscheidungen – ich empfehle hier ausdrücklich nicht mehr als 2-3 Sätze oder gar
    Stichpunkte pro TOP!
  • ToDo’s und nächste Schritte, mit verantwortlichen Personen und Deadlines, sofern
    vorhanden

Mit diesem Vorgehen werden die allermeisten Protokolle nicht länger als eine Seite sein.

Was passiert dann?

Im Anschluss an das Meeting geht das Protokoll auf geeignetem Weg (E-Mail bietet sich an)
an alle Eingeladenen. Damit sind auch Abwesende informiert, und jeder Teilnehmende hat
die wesentlichen Informationen zur Hand.

Hier endet die Aufgabe des Protokollanten! Die eventuellen eigenen Aufgaben und
Verantwortlichkeiten zu verarbeiten liegt bei den Meeting-Teilnehmern. Sie in das eigene
System zur persönlichen Produktivität (über dieses Thema kannst Du viel auf meiner
Webseite lesen (externer Link)) einzuarbeiten ist eine individuelle Sache – und natürlich dann auch das zu
tun, wofür man verantwortlich ist.

Wie kann ich es mir leichter machen?

Wie bei fast allen Dingen gilt: Jede Form von Templating hilft (externer Link). Protokolle sind dabei keine
Ausnahme, ganz im Gegenteil. Welches Werkzeug man nutzt, ist praktisch egal. Manche
haben eigene Vorlagensysteme, bei anderen kann man etwas wie Textexpander nutzen. Es
ist aber sehr sinnvoll, genau das zu tun:

Das obige Schema einmal als Vorlage erfassen und dann immer wieder nutzen. Prozessual
hat ein Template, neben der Arbeitserleichterung, noch einen Vorteil: Wenn die Protokolle
immer gleich aussehen und aufgebaut sind, fällt es den Empfängern leicht, zur relevanten
Information zu navigieren.

Wenn ich also in meinem Notiztool in der Überschriftenzeile „;protokoll eingebe, erscheint
das hier:

Für einige Regelmeetings, die bestimmte Agendapunkte immer haben, habe ich eigene
Vorlagen. Aber die Regel bleibt: Sie sehen gleich aus, sie kommen danach, und sie
beinhalten nur relevante Informationen, Entscheidungen und Aufgaben.

Ich hoffe, dass Dir dieser Beitrag hilft, in Zukunft Protokolle als das anzusehen, was sie,
richtig gemacht, sind: Wertvolle Dokumentation von Entscheidungen und Aufgaben.

Zum Autor

Jan Hossfeld ist Unternehmer, Blogger, Podcaster und Mentor für
Nachwuchsführungskräfte. Was er so tut und was ihn bewegt, findest Du unter
www.janhossfeld.de. (externer Link)

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Bernd Ruffing

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