OneNote, wer hätte es gedacht. Ich jedenfalls nicht. Zwar nutze ich OneNote schon länger privat, hauptsächlich um ein paar meiner BBQ-Rezepte zu sammeln oder andere Notizen zu zentralisieren. Dass ich damit aber mal mein Unternehmen (fast) komplett durchorganisiere, das hätte ich nicht geglaubt.

OneNote

Wer es nicht kennt: OneNote ist das Microsoft-eigene elektronische Notizbuch und Teil der großen Microsoft-365 Welt. Mit diesem Notizbuch kann man vieles: von eigenen Gedanken notieren bis hin zur Sammlung von Webseiten, Bildern, Sprachnotizen. Wer ein Tablet mit Touchbildschirm nutzt, kann auch handschriftliche Einträge machen. Und verlinken und vernetzen kann man das alles auch wunderbar. Und genau das macht das Tool so mächtig.

Kurz ein paar organisatorische Funktionen:

• mit OneNote kann man beliebig viele Notizbücher erstellen
• jedes Notizbuch kann man in beliebig viele Abschnitte unterteilen
• jeder Abschnitt wiederum kann beliebig viele einzelne Seiten haben

Also quasi wie digitale Aktenordner: jeder Ordner stellt ein Notizbuch dar, der über Registerkarten in verschiedene Bereiche gegliedert ist und einzelne DIN-A4-Blätter enthält.

Dieser Aktenordner-Vergleich lässt vielleicht vermuten, dass wir OneNote als Art Dokumentenablage oder Dokumentenmanagement-System nutzen. Dies ist nicht so. Genauso wenig nutzen wir es, um irgendwelche persönliche Notizen zu speichern. Das kann und mag jeder für sich machen, aber nicht in unseren unternehmensweiten Notizbüchern. Dort sollen nur gemeinschaftliche Themen rein.

Der Auslöser

Was mich immer wieder geärgert hat, ist, wenn ich irgendwelche Informationen nicht finde oder zu lange dafür brauche:

• wo sind die Bankdaten meiner Mitarbeiter?
• Wo finde ich die Farbcodes unseres Corporate Designs?
• Wo liegt das Titelbild für unsere XING-Profile?
• Wie lautet das Passwort für unser zentrales E-Mail-Postfach?

Jetzt hat Microsoft 365 mittlerweile echt eine Top-Suchfunktion. Das ist gut für mich oder den, der weiß, nach was er sucht. Für alle anderen reicht es nicht. Man benötigt also eine Lösung, die mehr Orientierung bietet.

Die Ablage in normalen Windows-Ordnern ist auch schön und gut, aber mit der Zeit und steigender Mitarbeiterzahl verwandelt sich die anfänglich gute Eigenorganisation auch schnell in Chaos. Teams hatten wir schon damals im Einsatz, doch das bietet sich vor allem für Projektarbeit oder das Tagesgeschäft an.

Die Schmerzgrenze war bei mir erreicht, als wir im Rahmen unserer internen Standardisierung die Prozessbeschreibungen aktualisiert haben und anders verwalten wollten. Gerade in solchen Prozessdokumenten ist es von Vorteil, wenn man verschiedene Dokumente und Informationsquellen gut miteinander verlinken kann. Eine spezielle Prozessmanagement-Software war / ist uns hierfür zu groß. Also habe ich mich nochmal umgeschaut, und bin irgendwie bei OneNote hängen geblieben.

Zuerst: die Struktur

Wenn wir etwas aus unseren vielen Projekten gelernt haben, dann dass ein guter Plan maßgebend für den Erfolg eines Vorhabens ist. In unserem Fall hieß dies, dass wir uns erst einmal überlegen, was wir denn alles in den Notizbüchern wollen, brauchen und wie wir es organisieren. Genauso wichtig war es auch, die Nutzung der Notizbücher von anderen Ablagen und Systemen abzugrenzen, wie z.B. Microsoft Teams, Windows Ordnern etc.

Am Ende des Tages haben wir uns dann auf 6 Notizbücher festgelegt. Wir haben dabei vielleicht etwas mehr getrennt als notwendig, aber zum einen wollten wir nicht wieder Gefahr laufen, dass ein Notizbuch zu voll wird. Zum anderen kann man für jedes Notizbuch eigene Berechtigungen vergeben. Somit kann ich immer steuern, wer worauf Zugriff hat.

Das Ergebnis

Unsere Notizbücher sind im einzeln:

• Unternehmenshandbuch: hier haben wir alles drin, von Strategiethemen, Werten bis hin zu Organigrammen. Dieses Handbuch ist fantastisch dazu geeignet, neuen Mitarbeitern zu zeigen, wie das Unternehmen tickt.
• Marketinghandbuch: hier liegen die oben genannten Infos über Corporate Design oder Vorlagen für Social Media. Also alles, was intern oder extern benötigt wird.
• Prozesse & Methoden: Übersichten, Ablauf- und Prozessbeschreibungen, Links zu Video-Tutorials und mehr. Alles, was die Mitarbeiter brauchen, um sich zu orientieren und ihre tägliche Arbeit ordentlich zu erledigen
• IT-Handbuch: Hier liegen vor allem Infos über unsere genutzten Tools & System. Ebenfalls dokumentieren wir hier Problemfälle & die passenden Lösungen. Damit muss nicht jeder neu auf die Suche gehen.
• Protokolle & Mitschriften: erklärt sich ja eigentlich von selbst. Geordnet haben wir das Buch nach unseren gemeinsamen Jour-Fixen und anderen Meetings.

Die Inhalte sind ein Mix aus:

• Selbst und einmalig erstellten Inhalten
• Verlinkungen zu Dokumenten, die in unsere üblichen Ordnerstruktur abgelegt sind
• Verweise auf andere Notizbücher

Letzteres ist eine der besten Funktionen für mich. Genau das ist nämlich schwer bei den „analogen“ Aktenordnern. Wenn ich ein und dasselbe Dokument in mehreren Ordnern haben möchte, muss ich eine Kopie machen. Oder einen Umweg gehen, und aus dem einen Ordner auf den anderen Ordner verweisen. Die Chancen auf Auffindbarkeit schwinden, je mehr Hände an der Ablage beteiligt sind. Kostet Zeit, Nerven und führt zu Chaos.

Fazit

Zeit & Nerven, das sind auch die wesentlichen Dinge, die wir mit der neuen Organisation über OneNote gespart haben. Abgesehen davon, dass wir kein Geld für neue Tools ausgeben mussten, und OneNote absolut perfekt mit unseren anderen Microsoft-Systemen harmoniert. Natürlich funktioniert das auch anders. Evernote ist beispielsweise eine kostenlose Notizbuch-Alternative. Und nicht nur bei mir, auch bei meinen Mitarbeiterinnen sind die Notizbücher super angekommen, werden gerne und oft genutzt und regelmäßig von Ihnen weiter mit Inhalten gefüttert. Ein IT-Tool, das genutzt wird und das gerne – welch besseres Prädikat gibt es schon!