PMAL022 Die Prozesspyramide

In dieser Folge erläutere ich, was man unter einer Prozesspyramide versteht und wie man in 3 Schritten selbst eine einfache Prozesspyramide erstellen kann.

Die Prozesspyramide ist ein Bestandteil der „3P“, welche zu den wichtigsten Eckpfeilern gehören, wenn man Geschäftsprozesse optimal organisieren und strukturieren möchte: das Prozesshaus, die Prozesspyramide, die Prozesslandkarte. Welche der Aufgaben dabei die Prozesspyramide hat, welchen Nutzen man damit erzielen kann und wo die Herausforderungen bei der Erstellung liegen, erläutere ich in dieser Folge.

Inhalt & Themen:
1. Was ist eine Prozesspyramide?
2. Wozu braucht man eine Prozesspyramide?
3. In 3 Schritten zur Prozesspyramide
4. Tipps und Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

PMAL002 – Die Prozesslandkarte – Die unterschätze Allzweckwaffe
PMAL013 Die EPK
PMAL019 Die 3 Erfolgsfaktoren für flexible Prozesse

Die „3P“ – Die drei wesentlichen Eckpfeiler zur Organisation von Geschäftsprozessen

Die Organisation von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu optimalen Geschäftsprozessen und zu mehr Produktivität und Effizienz. Denn nicht nur Prozesse sollten – soweit möglich und sinnvoll – standardisiert werden, sondern auch die Organisation der Prozesse. Die „3P“ bilden die wesentlichen Säulen, um Prozesse einfach und effektiv zu organisieren und zu strukturieren: Weiterlesen

PMAL021 Workshops zur Prozessaufnahme

In dieser Folge zeige ich, wie ich mich auf einen Workshop zur Prozessaufnahme vorbereite, welche Methoden und Techniken ich einsetze, um von einer groben zu einer detaillierten Prozessdokumentation zu kommen und welche Rolle die Teilnehmer dabei spielen.

Methoden und Beschreibungen zur Durchführung und Moderation von Workshops gibt es viele. Vieles davon kann man auch im BPM nützlich einsetzen. Allerdings gibt es bei Workshops zur Prozessaufnahme einige Feinheiten, die man berücksichtigen sollte. Dabei geht es nicht immer nur um die Prozesse, sondern auch um die richtige Auswahl der Teilnehmer und deren Rollen und Aufgaben im Workshop. Und mit einem klaren Ziel, welches nicht auch zuletzt die finale Dokumentationsform berücksichtigt, kann man schon vorab die nachträgliche Arbeit minimieren. Wie das alles für mich optimal funktioniert erzähle ich in dieser Podcast-Folge.

Inhalt & Themen:
1. Planung und Vorbereitung des Workshops
2. Die Durchführung des Workshops
3. Nachbereitung des Workshops
4. Tipps und Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

PMAL001 – Wie man Geschäftsprozesse darstellen kann
PMAL003 – Erfolgsfaktoren für Prozessworkshops
PMAL011 Lipok Methode – Prozesse einfach und schnell aufnehmen

 

PMAL020 Prozess-Stakeholder

In dieser Folge zeige ich, wer aus Prozess-Sicht alles zu den Stakeholdern gehören kann, und wen man gerne mal vergisst.

Im Projektmanagement Standard zu Projektbeginn, aber im Prozessmanagement noch oft vernachlässigt: die Stakeholder-Analyse. Je nach Situation können bzw. müssen die Prozess-Stakeholder zwar eine Teilmenge der Projekt-Stakeholder sein, die Realität zeigt aber oft, dass nicht immer an alle gedacht wird, die an den Prozessen beteiligt oder davon betroffen sind. Das muss nicht sein, wenn man sich den ganzen Stakeholdern einmal bewusst ist.

 

Inhalt & Themen:

  1. Was sind Prozess-Stakeholder?
  2. Die 4 Kategorien von Prozess-Stakeholder
  3. Tipps und Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

 

PMAL019 Die 3 Erfolgsfaktoren für flexible Prozesse

In dieser Folge zeige beschreibe ich, warum flexible Prozesse für den Unternehmenserfolg unverzichtbar sind und welche Faktoren besonders wichtig sind.

Big Data, Digitalisierung, Industrie 4.0. Trends sprießen aus dem Boden wie Pilze. Ist man als Unternehmen nicht gut gerüstet, um schnell und flexibel auf solche Herausforderungen zu reagieren, riskiert man, im Wettbewerb unterzugehen. Flexibel zu sein, bedeutet unter anderem auch, dass Veränderungen schnell durchgeführt werden können. Das stellt hohe Ansprüche an die Geschäftsprozesse und das zu Grunde liegende Prozessmanagementsystem. Mit ein paar Ansätzen kann man jedoch schon einen großen Schritt in die richtige Richtung gehen.

Summary:

In dieser Folge zeige beschreibe ich, warum flexible Prozesse für den Unternehmenserfolg unverzichtbar sind und welche Faktoren besonders wichtig sind.

 Inhalt & Themen:

  1. Was sind flexible Prozesse und warum brauche ich Flexibilität?
  2. Die 3 Erfolgsfaktoren für flexible Prozesse
  3. Tipps und Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

BPM-Bibliothek: bpm-bibliothek.de

PMAL018 Richtlinien vs. Prozessbeschreibungen – Warum man Abläufe und Vorgaben trennen sollte

In dieser Folge zeige ich den Unterschied zwischen Ablaufinformationen und Vorgaben, und warum es Sinn macht, diese Informationen in spezifischen Dokumenten zu trennen.

In Unternehmen existieren eine ganze Reihe verschiedener Dokumente mit Prozessbezug, darunter auch Prozessbeschreibungen und Richtlinien. In vielen Fällen ist es so, dass sich dabei viele verschiedene Inhalten miteinander vermischen: von reinen Tätigkeitsbeschreibungen über Verantwortlichkeiten bis hin zu Regeln und Vorgaben entsteht ein Mix aus dokumentierten Informationen. Nicht verwunderlich, dass es hierbei zu redundanten Informationen kommt und die Aktualisierung einzelner Daten zu einer großen Herausforderung werden kann. Nicht nur deswegen lohnt es sich, verschiedene Dokumententypen zu nutzen, die einen fest definierten und abgegrenzten Inhalt haben.

Inhalt & Themen:

1. Kurzüberblick über die gängigsten Prozessdokumente
2. Welche Informationen und Inhaltstypen findet man in solchen Dokumenten
3. Wie kann man Inhalte und Dokumenten optimal trennen und warum man das auch tun sollte
4. Tipps und Tricks

Alle Hilsmittel und Dokumente findet Ihr in der BPM-Bibliothek: bpm-bibliothek.de

PMAL017 Hörerfragen

Nach 16 Folgen und einem regen (Mail)Austausch zu den einzelnen Themen, möchte ich in dieser Folge auf die 5 am häufigsten gestellten Fragen eingehen. Dabei beantworte ich sowohl Fragen zu meiner Methodik und Vorgehensweisen, genauso wie über meine Erfahrungen mit bestimmten strategischen Entscheidungen. Und nicht zuletzt nutze ich die Folge auch, um mein neues Projekt vorzustellen. Die BPM-Bibliothek als zentrale Stelle für meine Werkzeuge und Vorgehensweisen.

Inhalt & Themen:

1. Wie machst du das? Mit welchen Werkzeugen?
2. Gibt es Unterschiede zwischen Prozesslandkarten und QM-Prozesslandkarte?
3. Was ist der Unterschied zwischen einem Process Owner und einem Prozessmanager?
4. Was ist agiles Prozessmanagement und wie nutzt du das?
5. Wenn ich Prozesse gestalte, soll ich dann vorher eine Ist-Aufnahme machen?

Hinweise & Links in dieser Folge:

Die BPM-Bibliothek: bpm-bibliothek.de

PMAL016 Prozess-Schnittstellen

Für reibungslose Abläufe ist es nicht nur wichtig, dass die einzelnen Prozesse optimale gestaltet sind. Vor allem „saubere“ Schnittstellen sind wichtig, damit die Prozesse auch reibungslos ineinander übergehen. In dieser Episode erläutere ich, wie man Prozessschnittstellen identifizieren und definieren kann.

Inhalt & Themen:

  1. Allgemein: Was sind Prozess-Schnittstellen?
  2. Schnittstellen auf WKD-Ebenen identifizieren
  3. Schnittstellen in EPKs identifizieren
  4. Schnittstellen abstimmen
  5. Fazit & Tipps & Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

Alle Vorlagen und Hilfsmittel dieser Folge findet ihr in unserer BPM-Bibliothek

Jetzt endlich online: Die BPM-Bibliothek powered by prozessmaler

Liebe Prozessmaler-Community,

heute darf ich mit Stolz berichten, dass unsere neue BPM-Bibliothek bpm-bibliothek.de endlich online gegangen ist! 🙂

Hä? Was ist passiert? 

Eigentlich ist genau das passiert, was ich mir vom Prozessmaler und unserer kleinen Community auch erhofft habe: Ich habe gebloggt und gepodcastet, und Ihr habt mir Euer Feedback und Eure Fragen gesendet. Nach kurzer Zeit hat sich schnell herausgestellt, dass sich die Fragen hauptsächlich um zwei Themenfelder drehen:

  1. Wie genau machst du dies und das? Kannst du dein Vorgehen noch genauer erläutern?Hast du dafür noch weitere Vorlagen oder Arbeitsmittel?
  2. Alles in allem habe ich mich dann schnell dabei ertappt, immer und immer wieder die gleichen Antworten zu geben und die gleichen Dokumente zu versenden. Deswegen habe ich mir dafür was überlegt…

Die Lösung

Wie kann ich es vermeiden, immer wieder die gleichen Antworten zu geben? Klar, indem ich es gar nicht erst zu Fragen kommen lasse! Und Euch alles zur Verfügung stelle, was Ihr wirklich braucht!

Die Idee: eine zentrale Online-Plattform, auf der ich

  • alle meine Vorlagen, Checklisten, Werkzeuge und Hilfsmittel mit euch teile,
  • mein Wissen und Erfahrungen in Online-Tutorials und Online-Kursen an euch weitergebe,
  • Veranstaltungen organisieren, bei denen wir gemeinsam unser Wissen in den Topf werfen und uns gegenseitig weiterentwickeln können.

Und genau das habe ich die letzten Wochen dann auch getan.

Die BPM-Bibliothek

Unter bpm-bibliothek.de findet Ihr ab jetzt alles, was Ihr vom Prozessmaler kennt und für Eure tägliche Arbeit gebrauchen könnt. Und noch viel mehr!
Ich will an dieser Stelle auch gar nicht soviel dazu sagen, lasst euch einfach überraschen!

Das einzige, was Ihr tun müsst. Meldet euch kostenlos und unverbindlich in der BPM-Bibliothek an, und schon kann es los gehen! Aktuell habe ich bereits über 50 Inhalte eingestellt, viele weitere stehen in der Pipeline und sind geplant.

Wie auch beim Prozessmaler als auch dort gilt: die BPM-Bibliothek lebt von Eurem Feedback! In diesem Sinne, viel Spaß in der BPM-Bibliothek, und auf weiterhin regen Austausch! 🙂

Viele Grüße
Bernd

PMAL015 Sollprozesse gestalten

Ob man will oder nicht: Unternehmen kommen nicht herum, neue Prozesse oder Systeme einzuführen. Zu Beginn der oft großen Veränderungsprojekte steht dabei meist die Aufgabe, die gewünschten Sollprozesse zu definieren. Eine Aufgabe, die oft schon entscheiden für den Erfolg oder Misserfolg des Projektes ist.  In dieser Episode erläutere ich, wie man Zielprozesse gestalten kann und worauf man achten sollte.

Inhalt & Themen:

  1. Allgemein: Was verstehe ich unter Sollprozesse?
  2. Der erste Schritt: das Zielbild klar formulieren
  3. Das Zielbild verfeinern
  4. Standardaufgaben bei der Prozessgestaltung
  5. Kurzer Ausblick: Implementierung
  6. Tipps & Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

Podcast: PMAL011 Lipok Methode – Prozesse einfach und schnell aufnehmen
Podcast: PMAL013 Die EPK

Alle Vorlagen und Hilfsmittel dieser Folge findet ihr in unserer BPM-Bibliothek