Prozessmaler Podcast Folge 14 Die wichtigsten Informationen zu Prozessen und Tätigkeiten

Der Mix macht es. Prozessdokumente können zu grob, aber auch zu detailliert beschrieben sind. In dieser Folge erläutere ich, was aus meiner Erfahrung nach die wichtigsten und notwendigsten Informationen sind, um Prozesse und Tätigkeiten zu beschreiben.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Prozessdokumente, aber alle haben eins gemeinsam: sie sollen dem Leser die Geschäftsabläufe in einer gewissen Form übermitteln. Die Herausforderung dabei ist, das richtige Mittel zwischen zu abstrakter und zu detaillierter Darstellung  zu finden. Fehlende Informationen einerseits können zu Unklarheiten, ständigen Nachfragen und im schlimmsten Fall auch zu falschem Handeln führen. Zu viele oder sogar unnötige Informationen machen Prozessdokumentationen unnötig kompliziert und verwirren den Leser eher als sie ihm weiterhelfen. In dieser Folge erläutere ich, was aus meiner Erfahrung nach die wichtigsten und notwendigsten Informationen sind, um Prozesse und Tätigkeiten zu beschreiben.

 

Inhalt & Themen:

  1. Was versteht man unter Prozess und Tätigkeiten?
  2. Warum es wichtig ist, sich auf das Wesentliche zu fokussieren
  3. Die wichtigsten Informationen zu Prozessen
  4. Die wichtigsten Informationen zu Tätigkeiten
  5. Tipps und Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

Prozessmaler Podcast zu BPM-Rollen: http://prozessmaler.de/podcast004-rollen/

Prozessmaler Podcast zur LIPOK Methode: http://prozessmaler.de/pmal011-lipok-methode-prozesse-einfach-und-schnell-aufnehmen/

Prozessmaler Podcast zur EPK: http://prozessmaler.de/pmal013-die-epk/

20 Punkte, die eine Prozessbeschreibung beantworten sollte

Oft scheiden sich die Geister, was denn alles so in eine Prozessbeschreibung sollte. Eher mehr Informationen, oder doch lieber weniger? Was gehört neben den eigentlichen Ablaufinformationen noch dazu? Und was gehört eigentlich zu den Ablaufinformationen?

Weiterlesen

PMAL013 Die EPK

Die EPK – die ereignisgesteuerte Prozesskette – ist nach wie vor eine oft genutzte Form, um Prozesse zu modellieren. In dieser Folge geht es um die EPK, Vor- und Nachteile dieser Notation und warum ich sie nach wie vor gerne nutze

Inhalt:
1- Allgemeines zur EPK
2. Wie man eine EPK modelliert
3. Vor- und Nachteile
4. Fazit

Hinweise und Links zu dieser Episode:

Prozessmaler Blog: Die EPK als Standard?
Übersicht: Die wichtigsten EPK-Symbole

PMAL012 Jobprofil eines freiberuflichen BPM-Berater

In dieser Folge gehe ich auf das Jobprofil des freiberuflichen BPM-Beraters ein und erkläre, worauf es ankommt und mit welchen Herausforderungen man dabei rechnen muss.

Des Öfteren werde ich von „Nicht-BPM’lern“ gefragt, was ich denn eigentlich so mache und was denn eigentlich ein freiberuflicher BPM-Berater ist.  In dieser Folge berichte ich, ausgehend von meinen eigenen Erfahrungen, wie man Freiberufler wird, worauf es ankommt, und was das Tages- und Projektgeschäft so ausmacht. Dabei ist es mir wichtig, auch nicht nur auf die schönen Seiten der Selbständigkeit hinzuweisen, sondern zum Beispiel auch auf die Herausforderungen der Akquise oder Leerlaufzeiten ohne Umsätze.

 

Inhalt & Themen:

  1. Was ist überhaupt ein Freiberufler?
  2. Welche Typen von BPM-Beratern gibt es?
  3. Für wen arbeitet man und wie kommt man an Aufträge?
  4. Wie berechne ich meinen Stunden- und Tagessatz?
  5. Fallstudie: von Anfrage bis nach dem Projekt
  6. Tipps und Tricks

PMAL011 Lipok Methode – Prozesse einfach und schnell aufnehmen

Transparente Unternehmensprozesse sind die perfekte Basis für flexibles Handeln. Dokumentiere Prozesse sind hierfür unabdingbar. Doch es muss nicht immer die professionelle und absolut detaillierte Prozessdokumentation oder Prozessmodell sein. Prozesse zu dokumentieren kann auch sehr einfach sein, und von jedem durchgeführt werden. Eine gute Methode hierzu ist die Lipok-Methode, mit der jedermann seine Abläufe vernünftig abbilden kann. In diesem Podcast erläutere ich, was die Lipok-Methode ist und wie man sie gewinnbringend anwenden kann.

Inhalt & Themen:
1. Was ist die Lipok-Methode und wie kann ich sie nutzen?
2. Wie dokumentiere ich mit der Lipok Methode?
3. Fallstudie Lipok Methode
4. Tipps und Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

Prozessmaler Blog: Prozesse einfach (agil) dokumentieren mit der LIPOK-Methode
Vorlage Lipok-Methode

PMAL010 Wie Dokumentenmanagementsysteme die Prozessdokumentation unterstützen und die internen Abläufe optimieren können

In dieser Folge spreche ich mit Patrick Fischer (SOLOX) darüber, wie Prozessdokumente mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sinnvoll organsiert werden können und wie man damit gleichzeitig seine internen Abläufe optimiert. Dokumentierte Geschäftsabläufe sind besonders wichtig für die Transparenz im Unternehmen. Sind die Prozessdokumente erstellt, sind allerdings noch nicht alle Herausforderungen bewältigt. Über eine so genannte Prozessarchitektur lassen sich Prozesse zwar strukturieren und organisieren. Was dennoch bleibt, ist das Management der Dateien, Dokumente und Informationen. Hier können Dokumentenmanagementsysteme einen wertvollen Beitrag dazu leisten, den richtigen Überblick zu bewahren, und zugleich seine Abläufe zu optimieren. Wie das funktioniert, und warum Dokumentenmanagement nichts mehr mit dem Einscannen von Papier zu tun hat, das verrät Patrick Fischer von SOLOX, Experte für Prozessoptimierung, Workflow- und Dokumentenmanagement.

Inhalt & Themen:

  1. Welche Prozesse sollte man dokumentieren und wie?
  2. Welche Möglichkeiten gibt es, Dokumente sinnvoll zu managen?
  3. Wie lassen sich interne Prozesse verbessern und Prozessdokumente mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen organisieren?
  4. Fallstudie: Wie führe ich ein DMS für Prozessdokumente ein?

Hinweise & Links in der Folge:

Webseite Solox:  https://www.solox.de/
Prozessmaler Blog: „Prozesse müssen gepflegt werden“: http://prozessmaler.de/prozesse-muessen-gepflegt-werden/

PMAL009 – Die Wichtigkeit von Prozessdokumentation zur Unternehmenssicherung

Dokumentierte Geschäftsabläufe sorgen nicht nur für Transparenz im Tagesgeschäft oder bei der Gestaltung neuer Prozesse, sondern sind auch ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenssicherung, z.B. für Nachfolgen, Interims Management oder zur Vorbereitung von Finanzierungsgesprächen. Heinrich Brühl, Inhaber von Brimacs und Experte für Unternehmensdokumentation, erläutert in dieser Folge, warum die Prozessdokumentation ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensdokumentation ist, und wie man diese auf einfache Weise darstellen kann. Jan Hossfeld, geschäftsführender Gesellschafter der Infosys Kommunal GmbH und selbst Nachfolger, ergänzt diese Thematik durch seine eigenen Erfahrungen

Inhalt & Themen:

  1. Was ist eine Unternehmensdokumentation und warum benötige ich so etwas?
  2. Welchen Stellenwert hat die Prozessdokumentation zur Unternehmenssicherung
  3. Fallstudie: einfache und schnelle Installation einer Unternehmensdokumentation
  4. Tipps & Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

Webseite BrIMaCS: http://brimacs.com/

Webseite INFOSYS Kommunal:  https://www.infosys-kommunal.de/

Podcasts von und mit Jan Hossfeld:
Follow-up.fm – Der Podcast für Nachfolge Startups: http://www.follow-up.fm/
Business Podcast Saarland: http://businesscast.saarland/

Blog ” Prozesse einfach (agil) dokumentieren mit der LIPOK-Methode”
http://prozessmaler.de/prozesse-einfach-agil-dokumentieren-mit-der-lipok-methode/

PMAL008 – Der Freigabeworkflow im BPM

01Freigabeworkflows im BPM stellen einen standardisierten Ablauf in einem Unternehmen dar, um Prozessdokumente und Prozessmodelle freizugeben und zu veröffentlichen. Dadurch soll für eine qualitativ hochwertige und gleichbleibende Dokumentation der Prozesse gesorgt werden. Jedes Unternehmen kann diesen Workflow frei definieren und implementieren, oft stellt man jedoch starke Gemeinsamkeiten fest. Trotz der vielen Vorteile haben solche Freigabeworkflows aber oft auch ihre negativen Seiten: sie bieten viel Potential für lange Schleifen und halten somit die Freigabe oft unnötig auf. Was kann man dagegen tun? Vor allem in Projekten, wenn schnelle Lösungen benötigt werden? Oder unter dem Hintergedanken einer Agilität, die immer mehr zum Trend wird, auch im BPM?

Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter einem Freigabeworkflow im BPM und warum brauch man sowas
2. Beispiel: Freigabeworkflow eines Prozessmodells
3. Probleme innerhalb eines Freigabeworkflows und was man dagegen tun kann
4. Tipps & Tricks

Hinweise und Links in dieser Episode:

BPM-Freigabeworkflows: Paradebeispiel für starre Strukturen (Blogbeitrag auf Prozessmaler)

PMAL007 – Auswahl des richtigen Modellierungstool

Möchte man heutzutage Geschäftsprozesse visualisieren, kommt man kaum um die Nutzung eines entsprechenden Modellierungstool herum. Die Auswahl wird hierbei immer größer. Ständig kommen neue Produkte auf den Markt und versuchen, den Platzhirschen Konkurrenz zu machen. Die Palette reicht dabei von reinen kostenlosen Modellierungstools bis zu vollständig integrierten BPM-Suiten. Da fällt es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. In dieser Episode gebe ich einen kurzen Überblick, worauf man bei der Auswahl eines Modellierungstools achten sollte.

Inhalt & Themen:
1. Allgemein: Warum brauche ich ein Modellierungstool
2. Kriterien zur Auswahl des passenden Tools
3. Auswahlhilfen
4. Tipps & Tricks

Hinweise und Links zu dieser Episode:

Tool-Markt Monitor über BPM&O: Webseite von BPM&O