PMAL018 Richtlinien vs. Prozessbeschreibungen – Warum man Abläufe und Vorgaben trennen sollte

In dieser Folge zeige ich den Unterschied zwischen Ablaufinformationen und Vorgaben, und warum es Sinn macht, diese Informationen in spezifischen Dokumenten zu trennen.

In Unternehmen existieren eine ganze Reihe verschiedener Dokumente mit Prozessbezug, darunter auch Prozessbeschreibungen und Richtlinien. In vielen Fällen ist es so, dass sich dabei viele verschiedene Inhalten miteinander vermischen: von reinen Tätigkeitsbeschreibungen über Verantwortlichkeiten bis hin zu Regeln und Vorgaben entsteht ein Mix aus dokumentierten Informationen. Nicht verwunderlich, dass es hierbei zu redundanten Informationen kommt und die Aktualisierung einzelner Daten zu einer großen Herausforderung werden kann. Nicht nur deswegen lohnt es sich, verschiedene Dokumententypen zu nutzen, die einen fest definierten und abgegrenzten Inhalt haben.

Inhalt & Themen:

1. Kurzüberblick über die gängigsten Prozessdokumente
2. Welche Informationen und Inhaltstypen findet man in solchen Dokumenten
3. Wie kann man Inhalte und Dokumenten optimal trennen und warum man das auch tun sollte
4. Tipps und Tricks

Alle Hilsmittel und Dokumente findet Ihr in der BPM-Bibliothek: bpm-bibliothek.de

PMAL017 Hörerfragen

Nach 16 Folgen und einem regen (Mail)Austausch zu den einzelnen Themen, möchte ich in dieser Folge auf die 5 am häufigsten gestellten Fragen eingehen. Dabei beantworte ich sowohl Fragen zu meiner Methodik und Vorgehensweisen, genauso wie über meine Erfahrungen mit bestimmten strategischen Entscheidungen. Und nicht zuletzt nutze ich die Folge auch, um mein neues Projekt vorzustellen. Die BPM-Bibliothek als zentrale Stelle für meine Werkzeuge und Vorgehensweisen.

Inhalt & Themen:

1. Wie machst du das? Mit welchen Werkzeugen?
2. Gibt es Unterschiede zwischen Prozesslandkarten und QM-Prozesslandkarte?
3. Was ist der Unterschied zwischen einem Process Owner und einem Prozessmanager?
4. Was ist agiles Prozessmanagement und wie nutzt du das?
5. Wenn ich Prozesse gestalte, soll ich dann vorher eine Ist-Aufnahme machen?

Hinweise & Links in dieser Folge:

Die BPM-Bibliothek: bpm-bibliothek.de

PMAL016 Prozess-Schnittstellen

Für reibungslose Abläufe ist es nicht nur wichtig, dass die einzelnen Prozesse optimale gestaltet sind. Vor allem „saubere“ Schnittstellen sind wichtig, damit die Prozesse auch reibungslos ineinander übergehen. In dieser Episode erläutere ich, wie man Prozessschnittstellen identifizieren und definieren kann.

Inhalt & Themen:

  1. Allgemein: Was sind Prozess-Schnittstellen?
  2. Schnittstellen auf WKD-Ebenen identifizieren
  3. Schnittstellen in EPKs identifizieren
  4. Schnittstellen abstimmen
  5. Fazit & Tipps & Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

Alle Vorlagen und Hilfsmittel dieser Folge findet ihr in unserer BPM-Bibliothek

Jetzt endlich online: Die BPM-Bibliothek powered by prozessmaler

Liebe Prozessmaler-Community,

heute darf ich mit Stolz berichten, dass unsere neue BPM-Bibliothek bpm-bibliothek.de endlich online gegangen ist! 🙂

Hä? Was ist passiert? 

Eigentlich ist genau das passiert, was ich mir vom Prozessmaler und unserer kleinen Community auch erhofft habe: Ich habe gebloggt und gepodcastet, und Ihr habt mir Euer Feedback und Eure Fragen gesendet. Nach kurzer Zeit hat sich schnell herausgestellt, dass sich die Fragen hauptsächlich um zwei Themenfelder drehen:

  1. Wie genau machst du dies und das? Kannst du dein Vorgehen noch genauer erläutern?Hast du dafür noch weitere Vorlagen oder Arbeitsmittel?
  2. Alles in allem habe ich mich dann schnell dabei ertappt, immer und immer wieder die gleichen Antworten zu geben und die gleichen Dokumente zu versenden. Deswegen habe ich mir dafür was überlegt…

Die Lösung

Wie kann ich es vermeiden, immer wieder die gleichen Antworten zu geben? Klar, indem ich es gar nicht erst zu Fragen kommen lasse! Und Euch alles zur Verfügung stelle, was Ihr wirklich braucht!

Die Idee: eine zentrale Online-Plattform, auf der ich

  • alle meine Vorlagen, Checklisten, Werkzeuge und Hilfsmittel mit euch teile,
  • mein Wissen und Erfahrungen in Online-Tutorials und Online-Kursen an euch weitergebe,
  • Veranstaltungen organisieren, bei denen wir gemeinsam unser Wissen in den Topf werfen und uns gegenseitig weiterentwickeln können.

Und genau das habe ich die letzten Wochen dann auch getan.

Die BPM-Bibliothek

Unter bpm-bibliothek.de findet Ihr ab jetzt alles, was Ihr vom Prozessmaler kennt und für Eure tägliche Arbeit gebrauchen könnt. Und noch viel mehr!
Ich will an dieser Stelle auch gar nicht soviel dazu sagen, lasst euch einfach überraschen!

Das einzige, was Ihr tun müsst. Meldet euch kostenlos und unverbindlich in der BPM-Bibliothek an, und schon kann es los gehen! Aktuell habe ich bereits über 50 Inhalte eingestellt, viele weitere stehen in der Pipeline und sind geplant.

Wie auch beim Prozessmaler als auch dort gilt: die BPM-Bibliothek lebt von Eurem Feedback! In diesem Sinne, viel Spaß in der BPM-Bibliothek, und auf weiterhin regen Austausch! 🙂

Viele Grüße
Bernd

PMAL015 Sollprozesse gestalten

Ob man will oder nicht: Unternehmen kommen nicht herum, neue Prozesse oder Systeme einzuführen. Zu Beginn der oft großen Veränderungsprojekte steht dabei meist die Aufgabe, die gewünschten Sollprozesse zu definieren. Eine Aufgabe, die oft schon entscheiden für den Erfolg oder Misserfolg des Projektes ist.  In dieser Episode erläutere ich, wie man Zielprozesse gestalten kann und worauf man achten sollte.

Inhalt & Themen:

  1. Allgemein: Was verstehe ich unter Sollprozesse?
  2. Der erste Schritt: das Zielbild klar formulieren
  3. Das Zielbild verfeinern
  4. Standardaufgaben bei der Prozessgestaltung
  5. Kurzer Ausblick: Implementierung
  6. Tipps & Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

Podcast: PMAL011 Lipok Methode – Prozesse einfach und schnell aufnehmen
Podcast: PMAL013 Die EPK

Alle Vorlagen und Hilfsmittel dieser Folge findet ihr in unserer BPM-Bibliothek

PMAL014 Die wichtigsten Informationen zu Prozessen und Tätigkeiten

Der Mix macht es. Prozessdokumente können zu grob, aber auch zu detailliert beschrieben sind. In dieser Folge erläutere ich, was aus meiner Erfahrung nach die wichtigsten und notwendigsten Informationen sind, um Prozesse und Tätigkeiten zu beschreiben.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Prozessdokumente, aber alle haben eins gemeinsam: sie sollen dem Leser die Geschäftsabläufe in einer gewissen Form übermitteln. Die Herausforderung dabei ist, das richtige Mittel zwischen zu abstrakter und zu detaillierter Darstellung  zu finden. Fehlende Informationen einerseits können zu Unklarheiten, ständigen Nachfragen und im schlimmsten Fall auch zu falschem Handeln führen. Zu viele oder sogar unnötige Informationen machen Prozessdokumentationen unnötig kompliziert und verwirren den Leser eher als sie ihm weiterhelfen. In dieser Folge erläutere ich, was aus meiner Erfahrung nach die wichtigsten und notwendigsten Informationen sind, um Prozesse und Tätigkeiten zu beschreiben.

 

Inhalt & Themen:

  1. Was versteht man unter Prozess und Tätigkeiten?
  2. Warum es wichtig ist, sich auf das Wesentliche zu fokussieren
  3. Die wichtigsten Informationen zu Prozessen
  4. Die wichtigsten Informationen zu Tätigkeiten
  5. Tipps und Tricks

Hinweise & Links in der Folge:

Prozessmaler Podcast zu BPM-Rollen: http://prozessmaler.de/podcast004-rollen/

Prozessmaler Podcast zur LIPOK Methode: http://prozessmaler.de/pmal011-lipok-methode-prozesse-einfach-und-schnell-aufnehmen/

Prozessmaler Podcast zur EPK: http://prozessmaler.de/pmal013-die-epk/

20 Punkte, die eine Prozessbeschreibung beantworten sollte

Oft scheiden sich die Geister, was denn alles so in eine Prozessbeschreibung sollte. Eher mehr Informationen, oder doch lieber weniger? Was gehört neben den eigentlichen Ablaufinformationen noch dazu? Und was gehört eigentlich zu den Ablaufinformationen?

Weiterlesen

PMAL013 Die EPK

Die EPK – die ereignisgesteuerte Prozesskette – ist nach wie vor eine oft genutzte Form, um Prozesse zu modellieren. In dieser Folge geht es um die EPK, Vor- und Nachteile dieser Notation und warum ich sie nach wie vor gerne nutze

Inhalt:
1- Allgemeines zur EPK
2. Wie man eine EPK modelliert
3. Vor- und Nachteile
4. Fazit

Hinweise und Links zu dieser Episode:

Prozessmaler Blog: Die EPK als Standard?
Übersicht: Die wichtigsten EPK-Symbole

PMAL012 Jobprofil eines freiberuflichen BPM-Berater

In dieser Folge gehe ich auf das Jobprofil des freiberuflichen BPM-Beraters ein und erkläre, worauf es ankommt und mit welchen Herausforderungen man dabei rechnen muss.

Des Öfteren werde ich von „Nicht-BPM’lern“ gefragt, was ich denn eigentlich so mache und was denn eigentlich ein freiberuflicher BPM-Berater ist.  In dieser Folge berichte ich, ausgehend von meinen eigenen Erfahrungen, wie man Freiberufler wird, worauf es ankommt, und was das Tages- und Projektgeschäft so ausmacht. Dabei ist es mir wichtig, auch nicht nur auf die schönen Seiten der Selbständigkeit hinzuweisen, sondern zum Beispiel auch auf die Herausforderungen der Akquise oder Leerlaufzeiten ohne Umsätze.

 

Inhalt & Themen:

  1. Was ist überhaupt ein Freiberufler?
  2. Welche Typen von BPM-Beratern gibt es?
  3. Für wen arbeitet man und wie kommt man an Aufträge?
  4. Wie berechne ich meinen Stunden- und Tagessatz?
  5. Fallstudie: von Anfrage bis nach dem Projekt
  6. Tipps und Tricks