Prozessmodelle können viele Funktionen haben und den unterschiedlichsten Zwecken dienen. Einer der meisten Einsatzgebiete ist aber mit Sicherheit die Dokumentation und Veröffentlichung von Unternehmensabläufen und die damit erzeugte Transparenz. Mit den folgenden Punkten sorgen Sie dafür, dass daraus mit Sicherheit nichts wird. (Achtung: Satire!)
1. Metro-Fahrplan als Vorbild
Wer einmal in einer größeren Stadt mit Metro oder S-Bahn war, der weiß es ganz genau: die jeweiligen Fahrpläne sorgen für Überblick und Transparenz. Ein kurzer Blick, und man weiß genau, wo man ist und was man tun muss, um das gewünschte Reiseziel schnellstmöglich zu erreichen.
Fahrplan
Dieses Prinzip kann man hervorragend auf Prozessmodelle übertragen. Auch hier ist es zu empfehlen, möglichst alle Verbindungen und alle möglichen Konstellationen auf einer Übersicht zu erfassen; Pfeile, Verbindungen, Konnektoren, gerne auch überkreuzt, parallel oder am besten in verschiedenen Farben. Somit kann sichergestellt werden, dass jeder Leser hürdenlos zum gewünschten „Prozessziel“ findet.
2. Jeder mag gerne Regenbogen
Apropos Farben. Schwarz-weiß gehört ins Zeitalter der Schreibmaschine. Jedes gängige Tool bietet sowieso von Haus aus ein Standard-Set an farbigen Symbolen, welche oft beliebig ergänzt oder verändert werden kann. Dies sollte man auch absolut in Anspruch nehmen. Denn was bietet bessere Unterscheidungsmöglichkeiten, als alles mit unterschiedlichen Farben darzustellen? Schließlich freuen sich die Leute ja auch immer, wenn Sie unerwartet einen Regenbogen sehen. Und ausgedruckt wird ja eh in Farbe, wäre ja doof, dann nicht alle Patronen gleichzeitig zu nutzen.
3. Mindestens DIN A0
Apropos Drucker. Trotz jeglicher Digitalisierung oder Green-IT muss ein Prozessmodell natürlich auch mal ausgedruckt werden. Aber bitte wie soll man schon Informationen kompakt auf einem DIN A4 Blatt unterbringen? Hier empfiehlt es sich, schon direkt bei der Modellierung sämtliche gebräuchliche Normen aufzuweichen und gleich das große Ganze anzupeilen. Heißt ja auch nicht umsonst „Big Picture“. Da jedes Unternehmen mittlerweile in der Lage ist, solche Formate auszudrucken, braucht man auch keine Rücksicht mehr auf die Standarddrucker zu nehmen. Oder auf die Leute, die sich die Prozessmodelle am Bildschirm anschauen. Hierzu wurde die Zoom-Funktion schließlich erfunden. Und immer noch besser, als alles zu unterteilen, und so seitenweise Papier zu erzeugen
4. Schlag die AGB
Apropos seitenweise Papier. Sowas ist ja eigentlich bekannt von Dokumenten wie einer AGB. Warum das so ist? Weil dort alle wichtige Informationen bis ins letzte Detail aufgeführt sind. Und genauso muss es auch bei Prozessmodellen sein. Dabei spielt es erstmal keine Rolle, wann oder für wen die Information sein soll. Fehlen darf auf jeden Fall nichts! Also bleibt nichts anderes übrig, als die Prozessmodelle mit allen wirklich nur erdenkbaren Informationen zu füllen. Das ist ja auch das gute an Prozessmodellen: man kann die Objekte oben und unten, oder auch links und rechts dazu modellieren, die Positionen auch mehrfach nutzen, Objekte überlagern, oder notfalls mal mehrere Informationen in das gleiche Objekt integrieren. Vergessen sollte man übrigens nie, dass es – zusätzlich zu den Prozessinformationen – noch jede Menge weitere Daten gibt, die man berücksichtigen sollte. Richtlinien, Vorgaben und Prämissen, Gesetztestexte, um mal ein paar Beispiele zu nennen. Immerhin sind solche Sachen ja auch in der AGB enthalten, dann wird das schon stimmen.
Information overload
5. wBiTsfmPzS
Apropos AGB, steht übrigens für „allgemeine Geschäftsbedingungen“. wBiTsfmPzS ist die Abkürzung für „weniger Buchstaben im Text sorgen für mehr Platz zum Schreiben“. Und wie jeder weiß, der sich schon mal in gängigen Modellierungstools probiert hat, ist der Platz rar. Also empfiehlt es sich, diesen auch sinnvoll zu nutzen. Abkürzungen sind hierzu ein probates Mittel. Leider gibt es in der deutschen Rechtschreibung wenige gängige Abkürzungen, wie z.B. „z.B.“, also muss man wohl oder übel ein wenig nachhelfen. Damit man das Rad aber nicht komplett neu erfinden muss, kann man auf abteilungsinterne Sprach- und Abkürzungsregeln zurückgreifen. Und notfalls halt einfach abkürzen, im Gesamtzusammenhang wird sich den Lesern der Sinn von selbst ergeben.
„Geo“ – ganz einfach, oder?
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