Die meisten Prozessdokumentationen enthalten einen formalen Teil. Hierzu zähle ich Inhalte wie zum Beispiel

  • Autoren / Ersteller,
  • Gültigkeitsbereich,
  • Änderungsverzeichnis oder
  • mitgeltende Unterlagen.

Was in der Regel dort auch steht: ab wann das Dokument gültig ist. Was dort aber nie steht: bis wann das Dokument gültig ist. Warum eigentlich?

Unbegrenzte Haltbarkeit

Wer schonmal Prozesse aufgenommen und dokumentiert hat, der weiß, dass es schon schwer genug ist, überhaupt die tatsächlichen Prozesse aufzunehmen. Oftmals schwingt hier bei den Beteiligten schon der ein oder andere Wunschgedanke mit.

Auch die Erstellung solcher Dokumente benötigt Zeit. Kommen dann noch Freigabeläufe dazu, dann kann es branchenabhängig schon mal passieren, dass sich die realen Prozesse schon wieder verändert haben, bevor das zugehörige Prozessdokumente überhaupt veröffentlicht worden ist.

Das sind natürlich die Extrembeispiele. Dennoch: früher oder später ändern sich die Abläufe. Nichts ist so beständig wie der Wechsel, lautet schon ein altes Sprichwort. Es würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen, die möglichen Gründe hierfür aufzuzählen.

Tatsache aber ist, dass solchen Dokumenten offenbar eine schier unbegrenzte Gültigkeit zugetraut wird. Und in der traurigen Realität meist schon kurz nach Veröffentlichung in den Schreibtischschubladen verschwinden und verstauben. Bis, ja bis dann doch mal wieder ein Projekt ansteht und nachgeschaut wird, wie der Prozess denn eigentlich laufen soll. An dieser Stelle kann man eigentlich nur empfehlen, gleich von vorne anzufangen, denn Dokumentation und gelebte Prozesse werden vermutlich nicht mehr allzu viel gemeinsam haben.

Kann man die Gültigkeitsdauer überhaupt einschätzen?

Die recht eindeutige Antwort: nein. Oder zu mindestens nur schwer. Es macht auch nur Sinn, wenn sich wirklich die Prozesse oder einzelnen Aufgaben für eine klar begrenzte Zeit ändern.

Beispiel: wegen Systemumstellungen werden für 2 Wochen alle Bestellungen per Mail versendet, anstatt vorher aus der Software.

Aber auch in diesem Fall ist es sinnvoller, die ursprüngliche Prozessbeschreibung beizubehalten und dafür mit temporären Weisungen zu arbeiten.

Eine Lösung

Das Ziel ist es, regelmäßig für aktuelle Prozesse / Prozessdokumentation zu sorgen. In diesem Sinne benötigen wir eigentlich kein „gültig bis“-Datum, da diese Information auch schon wieder was Endgültiges hat. Der Prozess soll ja in der Regel nicht final beerdigt werden.

Was wir also brauchen, ist eine Erinnerungsstütze, die uns von Zeit zu Zeit darauf aufmerksam macht, die Prozesse und Prozessbeschreibungen mal wieder unter die Lupe zu nehmen.

Ein Review-Datum kann genauso etwas sein. Wenn wir zusätzlich zum „gültig ab“-Datum ein Review-Datum eintragen, haben wir eine fixe terminliche Aufgabe. Nämlich zu dem jeweiligen Zeitpunkt ein Prozess-Review durchzuführen.

Optimalerweise führt man hierzu auch eine Review-Liste, in der die jeweiligen Termine aller Prozessdokumente enthalten sind. Das sorgt für einen schnellen Überblick und erleichtert die Planung.

Fazit

Die Praxis zeigt, dass oft eine Diskrepanz zwischen den gelebten Prozessen und den Informationen aus den zugehörigen Prozessdokumenten besteht. Deswegen ist es wichtig, regelmäßig zu prüfen, ob die Dokumente noch aktuell sind oder angepasst werden müssen (manchmal passen die Dokumente auch, aber die Mitarbeiter müssen nochmals darauf geschult werden!). Hierzu empfehle ich, zu den formalen Inhalten der Prozessdokumente noch ein Review-Datum einzutragen.

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Bernd Ruffing

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