Prozessdokumentation und Wissensmanagement bewirkt oft genau das Gegenteil und sorgen eher für Verwirrung als Klarheit.

„Aber wir haben doch alles schön dokumentiert, aber keiner hält sich daran“. Zigmal gehört. Wir machen das, was wir schon in der Schule gelernt haben: Aufsätze schreiben.

Ist gut gemein, aber eben nicht gut gemacht.

Wenn du genauer hinschaust, siehst du aber, dass die Dokumentation zu >99% aus irgendwelchen Prosa-Romanen besteht, die keiner liest und viele Fehlerpotentiale im Verständnis beinhalten.

Es gilt SISO: Shit in – Shit out.

Übersetzt: Wenn du es nicht so einfach und verständlich schreibst, führt das automatisch zu Missverständnissen, Unstimmigkeiten und Fehlern. Damit zu Stress, den keiner haben will.

Da nutzt dir auch die beste Dokumentationsstruktur oder das flexibelste Tool nichts.

Was immer gut funktioniert:

👍🏻 Eine strukturierte Gliederung, die redundanzfreie Dokumentation sicherstellt.
👍🏻 Kurze, abgeschlossene Einheiten zu einem festgelegten (Prozess-)Thema
👍🏻 Aufzählungen und Stichworte; im Zweifelsfall kurze Sätze ohne Verschachtelungen
👍🏻 Möglichst einfach Worte ohne Fachbegriffe oder Fremdsprachen („Denglisch“)
👍🏻 Visuelle Darstellungen: Bilder, Illustrationen, Grafiken, Prozessmodelle

Zum Abschluss aber noch ein Wort zur bitteren Wahrheit: egal wie oder womit:

🔥 Beschriebene Prozesse sind nicht gleich gelebte Prozesse. Genauso wenig ist gesichertes Wissen = angewandtes Wissen.

Die Transparenz ist der erste Schritt. Das Ganze ins tägliche Arbeitsdasein zu integrieren der nächste, aber wichtigste Schritt.

Wo stehst du gerade?