Das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen scheitern. Konzepte sind vielleicht vorhanden, verstauben aber in der Schublade. Gründe hierfür gibt es viele.
Fakt ist: nur ein eingeführter Geschäftsprozess mit umgesetzten Optimierungsmaßnahmen erfüllt die Ziele und trägt zum Erfolg bei. Und hält die Beteiligten bei Laune. Denn nichts verdirbt die Motivation schneller als vergebliche Mühe ohne Ergebnisse.
Anleitung zur Umsetzung und Einführung von Geschäftsprozessen:
Organisatorisch:
► Ebenfalls hier: nehmen Sie alle mit! Auch Personengruppen, die man vielleicht anfänglich nicht auf dem Zettel hat, wie z.B. Datenschutz- und Compliance-Experten, Betriebsrat, Revision, Qualitätsmanagement etc.
► Der agile Ansatz bewährt sich immer mehr: kleine Happen statt dem ganzen Kuchen. D.h. führen Sie die Änderungen schnell und in verträglichen Maßen ein. Das hat viele Vorteile: die beiden größten:
- Handfeste Ergebnisse führen zu schnellen Ergebnissen und halten die Motivation hoch.
- Passt etwas nicht, können Fehler schnell erkannt und behoben werden.
Vorgehen:
► Die einzelnen Maßnahmen können analog den Anforderungen umgesetzt werden:
- Organisatorisch: z.B. Anpassung von Verantwortlichkeiten, Gestaltung neuer Dokumente (Standards, Richtlinien, inhaltliche Rahmenpapiere).
- Durch die IT: die IT entwickelt die Lösungen. Diese müssen von den Fachbereichen getestet und abgenommen werden (auch hier stellt die Prozessdokumentation als wertvolle Basis dar!).
► Fehlende Prozessdokumente für das Tagesgeschäft müssen erstellt werden. Hier sind oft unterstützende Dokumente sinnvoll, wie z.B. Anleitungen für die IT-Tools, detaillierte Verfahrens- und Handlungsanweisungen etc.
► Alle Dokumente müssen freigegeben werden. Dazu empfehlen wir, standardisierte Freigabe-Workflows zu definieren. Die Prozesse müssen von allen Prozessbeteiligten freigegeben werden.
► Erst dann können die Prozesse und Prozessdokumente veröffentlicht werden. Oft wird vergessen, dass diese für jeden zugänglich sein müssen. Mindestens für die Personen, die damit und danach arbeiten sollen. Besser für alle, um maximale Transparenz zu gewährleisten.
► Parallel dazu müssen die Mitarbeiter geschult werden: auf Prozesse und ggfs. die Anwendung der Systeme. Hier sollten Sie nicht an Zeit und Mühen sparen!
Wenn Sie das schaffen, haben Sie Geschäftsprozesse eingeführt, die Ihren persönlichen und unternehmerischen Erfolg fördern, und zudem den Spaß an der Arbeit fördern.
Tipp:
Sie vermissen das Thema Kennzahlen und Kontrolle? Das ist an dieser Stelle bewusst nicht erwähnt. Aus unserer Erfahrung führt eine zu frühe Konzentration auf Mess- und Kontrollpunkte dazu, dass der Prozess in eine falsche Richtung „gebogen“ wird. Deswegen ist unsere Empfehlung, erstmal die Prozesse einzuführen, und mit ein wenig Erfahrung und Prozessreife dann den nächsten Schritt zu gehen.
Die anderen Teile dieser Serie:
Teil 1: Grundlagen vor dem Start
Teil 3: Prozesse gestalten & dokumentieren
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