Schon während der Prozessgestaltung und Dokumentation werden Ihnen viele Dinge auffallen. Einiges werden Sie auch direkt verbessern. Dennoch sollte man eine unabhängige Analyse machen, um
► Schwachstellen, Verschwendungen und Kostenfresser zu eliminieren und
► Verbesserungspotentiale und Möglichkeiten zu identifizieren.
Ziel der Optimierung ist, aus den Ergebnissen der Analyse Lösungen und Maßnahmen zu definieren, die umgesetzt werden sollen. Hierzu sind die dokumentierten Geschäftsprozesse die Ausgangsbasis.
Anleitung zur Prozessanalyse und Prozessoptimierung:
Organisatorisch:
► Nehmen Sie alle Mitarbeiter mit, vor allem die, die die Arbeiten tagtäglich ausführen. Diese Mitarbeiter haben meist schon jede Menge Ideen!
► Ein ungetrübter Blick von außen hilft, die Abläufe emotionslos uns ungetrübt zu sehen. Das können Externe sein, aber auch fachfremde Mitarbeiter anderer Abteilungen.
► Wir empfehlen auch hier den Navi-Ansatz: also dokumentieren Sie zunächst die Ist-Prozesse und starten Sie dort die Analyse.
Vorgehen:
► In der Analyse sollten Sie in den dokumentieren (Ist-)Prozessen besonders nach diesen Punkten suchen:
- Doppelarbeiten: die gleichen Tätigkeiten werden an verschiedenen Stellen und / oder von verschiedenen Personen ausgeführt. Das ist weder effektiv noch effizient.
- Rollenbrüche: Aufgaben wechseln sehr oft zwischen verschiedenen Personen hin und her. Hier sind Fehler, Mussverständnisse und lange Bearbeitungszeiten vorprogrammiert.
- Medienbrüche: die unterstützenden IT-Tools oder Dokumente wechseln sehr oft im Prozess. Sehr hohe Komplexität in der Anwendbarkeit.
- Prozess-Schnittstellen: zu viele Schnittstellen zu anderen Prozessen oder Abteilungen / Teams erhöhen die Komplexität und die Durchlaufzeiten.
- Manuelle Tätigkeiten: viele davon können heute sehr einfach und effizient durch Tools und Systeme erledigt werden.
► Überlegen Sie sich, wie der optimale Ablauf aussieht. Am besten dokumentieren Sie diesen auch.
► Leiten Sie dann die jeweiligen Anforderungen ab: was muss der neue Prozess können, wie soll die Lösung am Ende aussehen. Tun Sie dies einmal für den gesamten Geschäftsprozess, aber auch pro Tätigkeit & Aufgabe, die geändert werden soll.
► Dokumentieren Sie diese Anforderungen.
► Leiten Sie Maßnahmen ab, wie diese Anforderungen umgesetzt werden können. Hierzu ist eine enge Abstimmung mit den anderen Fachbereichen – vor allem der IT – notwendig.
Am Ende haben Sie nicht nur Ihre Zielprozesse mit den verbesserten Abläufen dargestellt, sondern anhand der Prozesse genaue Anforderungen und Maßnahmen definiert.
Tipp:
Diese Anforderungen und Maßnahmen zu definieren ist Aufgabe der Fachabteilung(en)! Viele erwarten, von der IT fertige Lösungen und fertige Prozesse zu bekommen. Das geht meist schief, endet in Missverständnissen, Enttäuschung und verbranntem Geld.
Die anderen Teile dieser Serie:
Teil 1: Grundlagen vor dem Start
Teil 3: Prozesse gestalten & dokumentieren
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