Transparenz und transparente Geschäftsprozesse sind der Traum vieler Verantwortlicher. Methoden und Techniken des Business Process Management sollen dabei helfen, diese Transparenz zu erreichen. Leider stellt man in realen Unternehmenssituationen aber immer wieder fest, dass diese Transparenz oft wenig oder sogar gar nicht vorhanden ist. In dieser Folge beschäftige ich mich mit der Frage, warum Transparenz überhaupt so wichtig ist und warum man sie in der Realität oft nur schwer erreicht.
Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter Transparenz im Sinne des BPM?
2. Warum sind transparente Geschäftsprozesse so wichtig?
3. Wie transparent sind die Prozesse in Wirklichkeit?
4. Tipps und Tricks
Heute möchte ich mal einem Thema widmen, dass mir irgendwie in jedem Projekt begegnet, das mit ARIS zu tun hat. Vorab, hier gibt es jetzt keine Tool-Analyse oder Bewertung. Es geht rein um das Kopieren von Objekten bei der Prozessmodellierung mit ARIS. Dort gibt es nämlich beim Kopieren die Möglichkeit, […]
Das Konventionenhandbuch erfüllt verschieden Zwecke. Zum einen ist es ein wichtiges Dokument, in dem Vorgaben und Richtlinien zur Prozessmodellierung festgehalten werden. Dies ist notwendig, um einheitliche und strukturierte Prozessmodelle zu gewährleisten. Zum anderen ist es so etwas wie die „Bibel“ für Prozessmodellierer. Also alles in allem ein sehr wichtiges Dokument, welches unter anderem mitentscheidend für die Qualität und den Erfolg der Prozessdokumentation verantwortlich ist. In dieser Folge erläutere ich, warum ein Konventionenhandbuch unbedingt notwendig ist und welche Inhalte es umfassen sollte.
Inhalt & Themen:
1. Was ist ein Konventionenhandbuch?
2. Warum brauche ich sowas?
3. Inhalte eines Konventionenhandbuchs
4. Tipps und Tricks
In vielen Bereichen spricht man zwar schon länger von der „Macht der Visualisierung“, aber vor allem in letzter Zeit ist ein richtiger Trend erkennbar. Irgendwie wird alles visualisiert:
Nicht nur in theoretischen Konzepten, sondern auch in vielen Unternehmen ist es mittlerweile üblich, verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben in Rollen zu bündeln. So gibt es auch im Business Process Management unzählige Rollen. Viele davon werden in Lehrbüchern definiert, die Praxis zeigt jedoch, dass es in der Realität weitestgehend verschiedene Vorstellungen und Verwendungen der einzelnen Prozessmanagement Rollen gibt.
Inhalt & Themen:
1. Was ist eigentlich eine Rolle: eine kleine Definition
2. Die gängigsten und wichtigsten BPM Rollen erklärt
3. BPM Rollen in Projekten
4. Tipps & Tricks
Prozessworkshops werden in der Regel im Rahmen von Projekten durchgeführt, um Prozesse aufzunehmen, zu gestalten oder zu optimieren. Eine optimale Vorbereitung auf einen solchen Workshop ist unabdingbar für den späteren Erfolg. Dazu gehört zum Beispiel auch die richtige Auswahl aller(!) notwendigen Teilnehmer. Bei der Durchführung muss man sich zwischen klassischen und modernen digitalen Methoden entscheiden, um die Prozesse zu visualisieren. Und die Nachbereitung fängt eigentlich schon im Workshop an. Dies Folge enthält weitere nützliche Tipps und Tricks, um Prozessworkshops erfolgreich zu gestalten.
Inhalt & Themen:
1. Allgemeines:
a. Welche Formen von Prozessworkshop gibt es?
b. Warum macht man eigentlich einen Prozessworkshop?
2. Vorbereitung des Workshops
3. Durchführung des Workshops
4. Nachbereitung des Workshops
5. Tipps & Tricks
Wenn man über die EPK - die ereignisgesteuerte Prozesskette – spricht, kommt man zwangsläufig auch auf die fehlende Standardisierung dieser Notation. Dabei kann man sich darüber streiten, ob dies ein Vor- oder Nachteil ist.
Ein Vorteil ist mit Sicherheit, dass man vollkommene Freiheit hat. Also sich quasi seine eigene individuelle Notation schaffen kann. Gerade für mich als Freiberufler, der oft mit unterschiedlichen Kunden zu tun hat, hat sich dies schon oft positiv ausgewirkt. Unterschiedliche Kunden oder auch unterschiedliche Anwender haben unterschiedliche Sichten und Erwartungen an die Prozessmodelle. Was für den einen Kunden eine absolut notwendige Information im Modell ist, kann für den anderen absolut uninteressant sein. Mit der EPK und entsprechenden Tools hat man die Möglichkeit, eine auf den Kunden zugeschnittene Lösung zu entwerfen.
Die Prozesslandkarte ist ein mächtiges Werkzeug und eine Art Allzweckwaffe. Richtig eingesetzt bietet die Prozesslandkarte Transparenz über Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten der Geschäftsabläufe und stellt den Kern und die größte Wertschöpfung des Unternehmens aus Kundensicht dar. Dennoch nutzen viele Unternehmen dieses Potential nicht oder nur wenig aus und bilden statt einer echten Prozesslandkarte nur eine Zusammenstellung funktionaler Organisationseinheiten ab.
Inhalt & Themen:
Allgemeines und Theorie:
Was ist eigentlich eine Prozesslandkarte?
Kategorisierung in Managementprozesse, Kernprozesse und Supportprozesse
Die Prozesslandkarte als Spitze der Prozesslandschaft
Zweck und Nutzen der Prozesslandkarte
Die Realität:
Unternehmenslandkarten statt Prozesslandkarten
Funktionen statt Prozesse (Aufbau statt Ablauf)
Die optimale Prozesslandkarte: mit End-to-End-Prozesse (E2E) zu einer wirklich wertvollen Prozesslandkarte
Tipps & Tricks
Es gibt viele Arten und Möglichkeiten, seine Geschäftsprozesse darzustellen. Eine Prozessdokumentation ist von Prosatexten bis zu sehr ausgefeilten Prozessmodellen möglich. Besonders wichtig ist es hierbei, dass man die Art der Dokumentation auf die jeweiligen Ziele abstimmt und für einheitliches Vorgehen sorgt.
In dieser Folge werden die verschiedenen Arten von Prozessdokumentation erläutert. Es werden Vor- und Nachteile der schriftlichen Dokumentation und der Prozessmodellierung dargestellt und gezeigt, warum eine optimale Dokumentation der Geschäftsprozesse eine wesentliche Säule für den Unternehmenserfolg darstellt.
Inhalt & Themen:
1. Methoden zur Darstellung von Geschäftsprozessen
a. Schriftliche Dokumentation
b. Prozessmodellierung, u.a. Notationen, Typen, Modellierungstools
c. Mischformen
2. Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden
3. Zweck und Nutzen der Prozessdokumentation
4. Die Auswahl der passenden Dokumentationsart für mein Unternehmen
5. Tipps & Tricks
Was ich immer wieder in meinen Projekten feststelle ist die Tatsache, dass Begriffe unterschiedlich verwendet werden und jeder ein eigenes Verständnis dazu hat. Das betrifft das tägliche Geschäft des Unternehmens und das interne Wording, genauso aber Begrifflichkeiten im oder aus dem Business Process Management. Im schlimmsten Fall führt das zu Missverständnissen und Fehlern. Aber auch falsche Erwartungen können eine Folge davon sein. Heute möchte ich mal darauf eingehen, welche verschiedenen Verständnisse ich zum Thema Prozesslandkarte bislang erlebt habe.
Über mich
Bernd Ruffing
Einfach und effizient arbeiten. Das treibt mich an.
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