Prozessanalyse & Prozessoptimierung sind kein Hexenwerk.

Eine der einfachsten Möglichkeiten ist es, „Rollenbrüche“ zu identifizieren.

Hierbei geht es darum festzustellen, wo innerhalb eines Prozesses (zu) oft die Durchführungsverantwortung (Rolle) wechselt.

Beispiel Rechnungseingang und -bearbeitung

(D = Durchführungsverantwortung)

  1. Post wird in der Poststelle angenommen und mit Eingangsstempel versehen (D: Poststelle)
  2. Post wird geprüft, Rechnung identifiziert, ggfs. eingescannt oder per Hauspost an die Buchhaltung geschickt (D: Poststelle)
  3. Post wird in der Buchhaltung angenommen, z.B. im zentralen Ablagefach /E-Mail-Postfach und weiterverteilt (D: Buchhaltung MA 1)
  4. Rechnung wird angenommen, Rechnung formal geprüft und die Erfassung gestartet (D: Buchhaltung MA 2)
  5. Rechnung wird an Fachabteilung zur inhaltlichen Prüfung weitergeleitet (D: Buchhaltung MA 2)
  6. Rechnung wird inhaltlich geprüft und wieder zurückgeschickt (D: Fachabteilung)
  7. Rechnung wird nochmals geprüft (D: Buchhaltung MA 2)
  8. kommen hier noch Freigabeläufe ins Spiel (D: Vorgesetzte / Freigabeberechtigte 1-3)
  9. Freigaben werden geprüft und Rechnung zur Zahlung angewiesen (D: Buchhaltung MA 2)
  10. Rechnung wird gezahlt (Buchhaltung MA 3)

Wir sehen, dass allein bei diesem scheinbar simplen Ablauf der Rechnungsbearbeitung schon 5 und mehr Personen beteiligt sind!

Das sorgt dafür, dass die Bearbeitungszeit länger dauert, erhöht die Gefahr auf Fehler & Missverständnisse und steigert die Ineffizienz der Abläufe.

Ziel ist es jetzt,

  • die Rollenbrüche soweit möglich zu reduzieren / eliminieren
  • die Bearbeitungszeiten zu verkürzen
  • die manuellen Tätigkeiten zu automatisieren / digitalisieren

Der Beispiel Soll-Prozess:

Nach unserer Analyse könnte ein optimierter Prozess folgendermaßen gestaltet sein (hier gibt es natürlich zig Varianten)=:

  • Die Rechnung kommt direkt auf einer zentralen Buchhaltungs-E-Mail-Adresse an
  • Die Rechnung wird automatisiert in das Buchhaltungs-Tool übertragen und dort werden die Daten digital ausgelesen
  • Es werden im Tool automatisch Aufhaben für die formale und inhaltliche Prüfung an die jeweiligen Mitarbeiter erstellt
  • Formale Prüfung
  • Inhaltliche Prüfung
  • Haben beide Mitarbeiter ihre Aufgaben abgehackt, werden automatisch die Aufgaben zur Rechnungsfreigebe erstellt
  • Nach der Freigabe wird die Zahlung automatisch angewiesen

Das Ergebnis: weniger Beteiligte, automatisierter Aufgaben-Workflow und damit insgesamt eine effektivere und effizientere Abwicklung.

Werkzeuge

Und das ist das schöne: wer seine Prozesse bereits mit einer LIPOK dokumentiert und / oder diese visualisiert hat, kann diese Rollenbrüche sehr schnell erkennen.

Das geübte Auge braucht gerade bei Prozessmodellen nicht mal die Inhalte zu kennen, um Hinweise auf zu viele Rollenbrüche zu identifizieren.

Einzige Voraussetzung: der Prozess muss immer ganzheitlich (end-to-end) betrachtet werden. Hätten wir im obigen Beispiel nur die Bearbeitung der Eingangspost betrachtet, hätten wir das gesamte „Ausmaß“ gar nicht erkennen können.

Ein Pendant zu den Rollenbrüchen sind im Übrigen die Systembrüche. Gleiches Spiel, eben nur mit Systemen statt mit Rollen.

Mein Tipp: ausprobieren! Die Verbesserungsideen kommen von selbst!

 

zur LIPOK:

LIPOK

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Bernd Ruffing

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