Was sind denn eigentlich Geschäftsprozesse? Eine Frage, die auf den ersten Blick recht trivial erscheint. Denn die Antwort könnte sehr banal lauten: das sind Prozesse, die in einem „Geschäft“ ablaufen, also einem Unternehmen (hier schließe ich jetzt mal Freiberufler und Selbständige mit ein).
Fragt man Google & Wikipedia, stößt man meist auf eine in etwa folgende Definition: „Geschäftsprozesse sind die verschiedenen Schritte, die zur Erreichung eines geschäftlichen Ziels erfolgen müssen.“
Hmm?! Das wiederum würde bedeuten: alles, was ich in meinem Unternehmen so tue, ist gleichzeitig ein Geschäftsprozess, ob ich will oder nicht, ob ich was dafür tue oder nicht, eigentlich alles egal. Hier kommt der Punkt, an dem ich sage: nein, das sehe ich anders!
Die Realität
In Wirklichkeit sehen das aber viele Unternehmer und Führungskräfte genauso. Kommt man auf das Thema Geschäftsprozesse zu sprechen, wird man gleich irgendwie abgewimmelt: „Habe ich schon.“ Schafft man es dann etwas tiefer in die Diskussion, stelle ich oft fest, dass die Leute genau darüber sprechen: für sie ist alles das, was sie so an Arbeiten & Tätigkeiten erledigen, gleichgesetzt mit Geschäftsprozessen.
Merkmale von Geschäftsprozessen
Aus meiner Sicht und meiner Erfahrung gibt es deutliche Unterschiede zwischen den täglichen Arbeitsabläufen und richtigen Geschäftsprozessen. Die wichtigsten davon sind:
Geschäftsprozesse sind….
- …auf die Unternehmensstrategie und -Ziele ausgerichtet
- …so gestaltet, dass sie maximal effizient und effektiv ablaufen und keine Schwachstellen und Kostenfresser enthalten
- …standardisiert und harmonisiert
- …so strukturiert, dass sie ganzheitlich in den Unternehmenskontext eingeordnet sind und alle Zusammenhänge und Wechselwirkungen berücksichtigen
- … wiederholbar und skalierbar
- …dokumentiert
- …kontrollier- und steuerbar
Zugegeben, alle Merkmale zu erfüllen ist eine Herausforderung. Muss man – abhängig von den Zielen – auch gar nicht unbedingt. Dennoch werden sich sicherlich jetzt viele dabei ertappen, dass sie die wenigsten Kriterien wirklich erfüllen. Dabei ist vieles davon gar nicht so schwer, das ist aber ein anderes Thema.
Warum braucht man überhaupt „richtige“ Geschäftsprozesse
Lieber will ich nochmal erwähnen, warum Geschäftsprozesse nicht nur jetzt, sondern vor allem auch in Zukunft, ein wesentlicher Erfolgsfaktor sind. Zu den Top-Vorteilen und Nutzen zählen z.B.:
- schon erwähnt: die Effizienz und Effektivität der Abläufe werden gesteigert; dadurch wird die Wirtschaftlichkeit erhöht (weniger Kosten, mehr Umsatz & Gewinn)
- die Qualität wird erhöht; dadurch steigen Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
- weniger Fehler & Missverständnisse treten auf; das schon Zeit und Nerven aller Beteiligter
- es wird eine Basis für Automatisierung und Digitalisierung geschaffen; dadurch wird modernes zukunftsgerichtetes Arbeiten möglich
- das Unternehmen erhält die notwendige Stabilität; dadurch kann gesundes Wachstum erfolgen und / oder Krisenzeiten gemeistert werden
- diese Stabilität ermöglicht Flexibilität, die bei den ständig wechselnden Herausforderungen dringen benötigt wird
- die geschaffene Transparenz ermöglicht sichere und fundierte Entscheidungen
Und und und…
Fazit
Ich bin der Ansicht, dass in vielen Unternehmen eine falsche Vorstellung davon herrscht, was denn eigentlich Geschäftsprozesse sind. Dadurch werden viele Vorteile und Nutzen erst gar nicht wahrgenommen. Etwas, das gut gehen kann. Dennoch ist doch sicherlich keiner böse, wenns auch besser läuft?! Geschäftsprozesse können dabei helfen!
PS: wer noch mehr über die Unterschiede zwischen täglichen Abläufen und Geschäftsprozessen wissen möchte, kann sich hier meine kostenlose Checkliste anfordern: https://www.prozesspunktnull.de/lp/top-5-checkliste-geschaeftsprozesse/
