Früher, genau genommen so 2012-2015, habe ich meine Buchhaltung noch gemeinsam mit meiner Frau durchgeführt. Ein entsprechendes Tool hat uns dabei unterstützt, so dass zumindest der Prozess reicht einfach und überschaubar war. Im Zweifelsfall hatten wir ja immer noch unseren Steuerberater.

Alles in allem hat uns die „eigentliche“ Buchhaltung nur wenige Stunden gekostet. Dazu zähle ich:

  • Die Zahlung und Verbuchung der Eingangsrechnungen
  • Der Abgleich der Belege mit den Kontobewegungen auf dem Geschäftskonto
  • Die Überwachung und Verbuchung der Ausgangsrechnungen

Alles eigentlich gut so weit. Wenn da nicht die eine Sache gewesen wäre, die permanent unsere Zeit gefressen hat und uns manchmal schier in den Wahnsinn getrieben hat: das Sammeln der Rechnungsbelege von den ganzen Online-Einkäufen bzw. Online-Plattformen.

Die Zeiten hatten sich geändert. Wo früher jeder Amazon-Bestellung eine Rechnung beigelegen hat, gab es diese jetzt nur noch auf Abruf im eigenen Konto. Die Handy-Rechnung kam nicht mehr per Post, sondern maximal als E-Mail. Eher aber musste man sich alles zusammensuchen.

Hört sich alles nach Banalitäten an? Bei weitem nicht. Denn es hat unsere „Standardabläufe & Planung“ oft erheblich durcheinandergebracht. Ein paar Beispiele:

  • Offener Posten im Girokonto, aber der Beleg ist noch nicht online. Also Verschieben aufs nächste Mal.
  • Amazon-Rechnung von einem Händler muss erst angefordert werden.
  • Die Mail mit der Rechnung ist im Chaos untergegangen und nicht mehr auffindbar. Also nochmal neu anfordern.
  • Meine Frau findet das Passwort zur Telekom-Kundenseite nicht mehr und kann den Beleg nicht runterladen.

Alles in allem haben wir uns in einem Teufelskreis bewegt, der nur noch nervig und stressig war. Buchhaltung outsourcen? Bringt ja nix. Die Belege müssen ja trotzdem gesammelt und übergeben werden. Und einmal richtig im Tool verbucht, konnte auch alles sauber an den Steuerberater übergeben werden.

Und dann kann die Erlösung. Eher durch Zufall, bin ich damals auf eine Online-Dienst gestoßen, der diese Drecksarbeit für mich übernimmt: die Sammlung der Belege bei all meinen Online-Plattformen. Das Prinzip ist recht simpel:

  • Man hinterlegt seine entsprechenden Portale und Zugangsdaten
  • Der Dienst loggt sich dort regelmäßig ein und prüft, ob neue Rechnungen vorliegen
  • Falls ja, lädt er diese auf seine Plattform

Zack: eine Plattform mit all meinen Belegen. Und das schöne war: es gab bereits eine entsprechende Schnittstelle zu meinem Buchhaltungstool, d.h. alle Belege wurden auf Knopfdruck übermittelt. Und das alles mit hohen Sicherheitsstandards.

Mal abgesehen von der gesparten Zeit, habe ich umso mehr Nerven gespart. Mittlerweile gibt es einige solcher Tools und ich habe auch schon einmal gewechselt. Viele der Dienste bieten noch zahlreiche weitere Funktionen an, wie zum Beispiel das komplette Dokumentenmanagement. Hier sollte man sich vorab gut informieren, was man wirklich braucht und wie ein solches Tool sinnvoll in die Finanzprozesse integriert werden kann.

Fakt ist: wer ein kleines Unternehmen hat und nicht eh schon ein Warenwirtschaftssystem oder andere Tools hat, die solche Dienste integriert haben, kann ich nur empfehlen, sich mal damit zu beschäftigen.

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Bernd Ruffing

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