Es gibt viele Gründe dafür, warum sich Unternehmer, Führungskräfte und Mitarbeiter zunehmend überlastet fühlen, ihnen die Zeit für wichtige unternehmerische Aufgaben fehlt und / oder sie frustriert sind, weil das Chaos um sie herum größer und größer wird. Der Wunsch nach Ordnung und Entlastung wird immer stärker.
In dieser Serie gebe ich eine Checkliste, wie man die Organisation und Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern kann, somit für einfaches und effizientes Arbeiten sorgt und gleichzeitig Entlastung für sich und alle Beteiligten schafft.
In diesem Teil geht es um „Effiziente Geschäftsprozesse„.
Menschen sind Gewohnheitstiere. Wenn einmal etwas in Fleisch und Blut übergeht, denkt man nicht mehr darüber nach. Die „Scheuklappen“ verhindern, dass man neue Möglichkeiten und Chancen direkt erkennt. „Das haben wir schon immer so getan“ ist der Hauptgrund dafür, dass Unternehmen viel Potential verschenken und meist unnötig Geld verbrennen.
Was Sie tun können:
✅ Ein Prozess, der nicht dokumentiert ist, ist auch kein Prozess. Ob als Anweisungen für das Tagesgeschäft, zur Steuerung & Orientierung für die Führungskräfte oder für Analysen und Verbesserungen: sie müssen die Prozesse dokumentieren!
✅ Harmonisieren Sie die Prozesse für gleiche Aufgaben und Tätigkeiten und vermieden Sie Doppelarbeiten.
✅ Prozesse müssen wiederholbar sein. Dadurch ermöglichen Sie Skalierung und bilden wachstumssichere Strukturen.
✅ Vermeiden Sie Rollen- und Medienbrüche, d.h. sorgen Sie dafür, dass Aufgaben nicht ständig von einem zu anderen Mitarbeiter wechseln und dass die Anzahl genutzter Tools- und Systeme überschaubar bleibt.
✅ Stimmen Sie die Prozesse mit allen Beteiligten ab, vor allem mit anderen Teams und Bereichen. Reduzieren Sie die Anzahl der Prozess-Schnittstellen auf ein Minimum.
✅ Arbeiten Sie mit Vorlagen, Formblättern und anderen Hilfsdokumenten. Standardisierte Abläufe steigern Effektivität und Effizienz.
Worauf Sie achten sollten:
► Prozesse sind dynamisch. Prüfen Sie die Abläufe regelmäßig und entwickeln Sie diese kontinuierlich weiter.
► Erkennt man Schwachstellen und Probleme, werden oft nur die Symptome bekämpft. Nutzen Sie Ihre Übersichten, um die kompletten Zusammenhänge zu verstehen und die Ursachen zu beseitigen.
► Konzentrieren Sie sich darauf, die Abläufe so zu gestalten, wie Sie nach Ihren Vorstellungen am besten laufen. Viele legen zu viel Wert darauf, Ausnahmen und Varianten zu definieren.
► Involvieren Sie die Mitarbeiter in die Prozessgestaltung. Das sorgt für Motivation und Verbindlichkeit.
Weitere Teile dieser Serie:
Teil 1: Orientierung für Führungskräfte und Mitarbeiter
Teil 2: Handlungsfähigkeit der Mitarbeiter
Teil 3: geregelte Zusammenarbeit
Teil 5: Die richtigen IT-Tools