„Wir haben doch Prozesse, und die sind auch dokumentiert!“
Das höre ich immer wieder. Dennoch herrscht Ratlosigkeit, warum diese Prozesse nicht gelebt werden.
Bei genauerem Hinsehen stellt man dann meist einen oder mehrere der folgenden Punkte fest:
- Es gibt zwar Dokumentation, aber die Mitarbeiter wurden nicht auf die Prozesse geschult und kennen diese gar nicht.
- Die Dokumente sind ewig lang und enthalten nur Prosa-Texte; das, was man wissen will, ist darin irgendwo versteckt.
- Die Dokumentationen sind stark funktionsbasiert und beziehen sich meist nur auf die Nutzung von IT- & Systemen; der Gesamtzusammenhang ist nicht klar.
- Visuelle Modelle gleichen dem Pariser-Metroplan und sind schwer zu durchschauen
Was ich dann empfehle:
- Einfache visuelle Modelle erstellen, die nur die Aufgaben und das Zusammenspiel darstellen und somit für Orientierung und Klarheit bei den Beteiligten sorgen.
- Prozesse in einfachen Tabellen dokumentieren; jede Zeile enthält eine konkrete Aufgabe. Die Aufgaben werden in den weiteren Spalten um die notwendigen weiteren Informationen ergänzt. (siehe hier auch die Blogs „Schnell-Check LIPOK„, „Lipok anpassen„, „Agil dokumentieren“ und den Podcast zur LIPOK)
- Weitere Details, wie z.B. Anleitungen für IT-Tools, aufgabenabhängig in separaten Dokumenten darstellen.
- Wichtige Unterlagen & Hilfsmittel, die für die Ausführung der Prozesse notwendig sind (z.B. Preislisten, Freigabematrizen), von der Prozessdokumentation entkoppeln und den Mitarbeitern prozessbezogen zur Verfügung stellen.
Einmal umgesetzt, merkt man schnell:
- Es ist sehr einfach, die Prozesse selbst zu erfassen und zu dokumentieren
- Die einfache Dokumentation schafft Verständnis, erleichtert Einarbeitung und Schulungen und wird akzeptiert.
- Schon bei der Dokumentation fallen konkrete Optimierungspotentiale auf und können direkt umgesetzt werden.
- Die Trennung von Prozessdokumenten und operativen Dokumenten verbessern sowohl das tägliche Arbeiten als auch die Kontrolle & Steuerung.
Einfach und pragmatisch, das kommt immer an und sorgt für effizientes & effektives Arbeiten.