Erfreut stellen mein Team und ich fest, dass immer mehr Unternehmen bereit sind, ihre Zusammenarbeit durch digitale Tools zu unterstützen. Microsoft Teams ist oft das Tool der Wahl,

Leider haben wir festgestellt, dass nicht alle damit zufrieden sind. Bei vielen

  • herrscht plötzlich mehr Chaos als vorher,
  • wird der Aufwand größer,
  • bleibt der gewünschte Nutzen aus und
  • fühlen sich die Nutzer sich überfordert.

Im schlimmsten Fall ist wieder ein weiteres Tool installiert, dass nicht oder nur halbherzig genutzt wird.

Vor der Auswahl und Einführung von Teams sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

  1. Wer nur Videokonferenzen machen möchte, für den ist Teams das falsche Tool. Ebenso wenn es nur darum geht, mit Mitarbeitern zu chatten. Hier gibt es schlankere Tools, die einfacher zu nutzen sind.
  2. Teams alleinstehend zu nutzen ist zwar möglich, seinen vollen Nutzen entfaltet Teams aber erst, wenn es vollständig in das Microsoft-Universum eingebunden ist und mit den anderen Microsoft-/Office-Tools gemeinsam genutzt wird. Dann zum Beispiel lässt sich die Verwaltung der Ordner und Dateien wunderbar miteinander in Einklang bringen. Man schafft sich ein harmonisches System, bei der nicht nur die Kommunikation zentralisiert wird, sondern auch das Management der Dokumente. Schluss mit langem Suchen!
  3. Viele lassen sich Teams installieren und auf die Funktionen schulen. Das reicht nicht. Das ist wie Small Talk: das Wesentliche fehlt. Wer Teams richtig nutzen will, der braucht ein ganzheitliches Konzept & System. Dazu sollte schon vorher klar sein:
    • Wer muss zusammenarbeiten? Nur intern oder auch mit externen Kunden / Partnern?
    • Welche Abläufe will ich durch Teams unterstützen?
    • Wo sind die Schnittstellen und Schnittpunkte der Zusammenarbeit? Wer übergibt was an wen, wann und in welcher Form?
    • Wo sollen Dokumente & Dateien genutzt und abgelegt werden?
  4. Es müssen klare Kommunikationsregeln geschaffen werden. Wenn jeder wahllos schreibt oder kommentiert, geht schnell der Überblick und Nutzen verloren. Genauso müssen die Teams und Kanäle mit klaren Standards und Regeln versehen werden.
  5. Wer bereits andere IT-Tools nutzt, z.B. ERP, Warenwirtschaftssysteme, CRM & Co., der sollte vorab unbedingt festlegen, welches Tools welche Aufgaben übernehmen soll. Oft können Prozesse schon vollständig automatisiert werden und sollten besser in anderen Systemen integriert werden. Manchmal gibt es schon vordefinierte Ablagen, die an die Tools gebunden sind. Solche Faktoren sind zu berücksichtigen, um die IT nahtlos zu verknüpfen.

Wer diese Tipps berücksichtigt, seine Prozesse & Anforderungen vorab klar macht und ein entsprechendes Konzept gestaltet, wird mit Microsoft Teams richtig viel Freude haben und kann unter anderem:

  • allen Beteiligten ein einfaches und stressfreies Arbeiten ermöglichen und zudem die Produktivität im Team deutlich steigern
  • weg von unübersichtlichen Nachrichtenverläufen im E-Mail-Postfach kommen und die Kommunikation zielgerichtet bündeln und fokussieren
  • weitreichende Transparenz schaffen und die Suche und Nachverfolgbarkeit von Informationen deutlich vereinfachen
  • den Zugriff auf diese Informationen ortsunabhängig ermöglichen und somit die Grundvoraussetzungen für Remote-Arbeit und Home-Office schaffen
  • auch in Zukunft von den rasanten Weiterentwicklungen von Teams profitieren und ein sicheres modernes Arbeiten sicherstellen

Nutzt ihr auch Teams? Oder ähnliche Tools? Wie sind eure Erfahrungen?

 

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Bernd Ruffing

Einfach und effizient arbeiten. Das treibt mich an.

Termine

17. September, 13 – 14 Uhr
kostenloses Web-Seminar „Skalierbare Prozesse & Strukturen schaffen“

27. September, 16 – 17 Uhr
kostenloses Web-Seminar „Team-übergreifende Zusammenarbeit verbessern“

8. Oktober, 12 – 13 Uhr
kostenloses Web-Seminar „sas Papierlose Büro“

Termine und Anmeldung: -> hier klicken

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