Die verschiedenen Arten von Verantwortlichkeit

Wer ist zuständig? Wer ist für was verantwortlich? Das sind nur 2 Fragen, die in vielen Unternehmen immer wieder zu Ärger, Missverständnissen und Verdruss führen. Und zudem bares Geld kosten können.

Woran es scheitert, sind oft scheinbar ganz triviale Dinge:

  • Es ist nicht klar geregelt, wer welche Aufgaben hat
  • Es ist nicht klar geregelt, wie die verschiedenen Aufgaben zusammenhängen und die Verantwortlichen zusammenarbeiten
  • Die Verantwortung für Ergebnisse liegt in einzelnen Teams, die rein funktional und hierarchisch denken, nicht aber in Gesamtergebnissen

Um die Frage nach der Zuständigkeit & Verantwortlichkeit zu klären, ist erstmal ein einheitliches Verständnis notwendig. Denn oft wird hier das eine mit dem anderen verwechselt.

Grundsätzlich empfehle ich, Verantwortung nach diesen drei Punkten zu unterscheiden bzw. zu definieren:

  • Ergebnis-Verantwortung
  • Durchführungs-Verantwortung
  • Disziplinarische Verantwortung

Betrachten wir die nun mal einzeln.

Durchführungs-Verantwortung

Jedes Unternehmen besteht aus einer Vielzahl von Aufgaben und Tätigkeiten, die (un)regelmäßig erledigt werden müssen. Derjenige, der diese Aufgabe durchführen soll, ist der Durchführungsverantwortliche. Er ist dafür zuständig, die Aufgabe (nach Vorgaben / Instruktionen / Anweisungen etc.) zu erledigen. Er ist für das Einzelergebnis verantwortlich.

Beispiel:

Der Monteur ist in einer Autowerkstatt für den Reifenwechsel verantwortlich.

Ergebnis-Verantwortung

Der Ergebnis-Verantwortliche wiederum ist nicht für die Durchführung der Aufgabe zuständig, sondern für das Ergebnis. Er ist Führungsperson und hat dafür zu sorgen, dass alle „untergeordneten“ Durchführungsverantwortliche in der Lage sind, ihre Aufgaben korrekt zu erfüllen. Selbst Hand anlegen tut er meistens nicht.

Beispiel:

Der Werkstatt-Leiter ist für alle Gesamtergebnisse in der Werkstatt zuständig. Bei der Winterinspektion ist er verantwortlich, dass alle Durchführungsverantwortliche (Reifenwechsler, Bremsenprüfer, Lichtprüfer) ihre einzelnen Aufgaben richtig erfüllen und das Gesamtergebnis stimmt (Auto ist winterfertig).  Gibt es irgendwo „Probleme“, so muss er (gegenüber Kunden & Vorgesetzen) grade stehen. Seinerseits dann mit seinem Team dafür sorgen, dass sowas nicht mehr vorkommt.

Disziplinarische Verantwortung

Wenn ein Unternehmen wächst, werden automatisch Führungsebenen gebildet. D.h. der Gründer / Geschäftsführer bildet Teams, Abteilungen und / oder Bereiche, die von einzelnen Mitarbeitern geführt werden. Diese Personen sind dann für ihre Mitarbeiter disziplinarisch verantwortlich und sollen dafür sorgen, dass jeder wie vorgeschrieben arbeitet, sich an Vorschriften & Regeln hält usw. Den disziplinarisch Verantwortlichen stehen dabei Werkzeuge und Instrumente zur Verfügung, um „richtig“ zu führen. Dies ist meist von Position zu Position und Betrieb zu Betrieb unterschiedlich.

Beispiel:

In der Werkstatt gibt es neben den Monteuren auch noch zwei Teamleiter. Die Teamleiter sind für ihr Team disziplinarisch verantwortlich. Der Werkstattleiter für die Teamleiter.

Worauf es nun ankommt

Viele Unternehmen wissen schon, dass sie ihre Strukturen und Prozesse auf ein Gesamtergebnis ausrichten müssen. Das nennt man „Prozessorientierung“ oder „prozessorientierte Organisation“. Hierzu gehört vor allem, dass man ein besonderes Augenmerk auf den Ergebnis-Verantwortlichen legt.

Betrachtet man nämlich die Unternehmensabläufe aus einer ganzheitlichen, kundenfokussierten Perspektive, wird schnell klar:

  • An dem Gesamtergebnis sind viele Beteiligte, also auch viele Abteilungen und Teams beteiligt.
  • Ein Ergebnisverantwortlicher für einen gesamten Prozess muss also auch verantwortlich sein für die Arbeit von Personen, die nicht zu seiner eigenen „Linie“ gehören.
  • Ergebnis- und disziplinarische Verantwortung müssen aufeinander abgestimmt werden. Hier tun sich viele Unternehmen unnötig schwer, dabei ist mit ein paar klaren Regeln sehr einfach zu gewährleisten, dass sowohl funktionale hierarchische Aufbauorganisation und Prozessorganisation sehr gut miteinander verbunden werden können.

Fazit

Auf den Punkt betrachtet bedeutet das für das Thema „Verantwortlichkeiten“:

  • Legen sie für jede einzelne Tätigkeiten jemanden fest, der diese Aufgabe durchzuführen hat (= Durchführungs-Verantwortlicher). Das sollte genau eine Person / Rolle sein, niemals mehr; sonst kommt es wieder zu Diskussionen und Missverständnissen.
  • Für eine Menge von Aufgaben, die ein festes Ergebnis erzielen, sollte ein Ergebnis-Verantwortlicher benannt werden. Optimalerweise definiert man dies an den Abläufen, die auf Kundenwünsche ausgerichtet sind. So schafft man gleichzeitig ein Stücken Prozessorientierung.
  • Disziplinarische Verantwortliche sollten gemäß der Aufbauorganisation weiterhin dafür zuständig sein, Mitarbeiter zu führen. Die Trennung / Abgrenzung zu den Ergebnis-Verantwortlichen kann so einfach definiert werden.

Eigentlich einfache Maßnahmen mit großer Wirkung. Einfach mal ausprobieren.

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