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009 Die Wichtigkeit von Prozessdokumentation zur Unternehmenssicherung

Dokumentierte Geschäftsabläufe sorgen nicht nur für Transparenz im Tagesgeschäft oder bei der Gestaltung neuer Prozesse, sondern sind auch ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenssicherung, z.B. für Nachfolgen, Interims Management oder zur Vorbereitung von Finanzierungsgesprächen. Heinrich Brühl, Inhaber von Brimacs und Experte für Unternehmensdokumentation, erläutert in dieser Folge, warum die Prozessdokumentation ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensdokumentation ist, und wie man diese auf einfache Weise darstellen kann. Jan Hossfeld, geschäftsführender Gesellschafter der Infosys Kommunal GmbH und selbst Nachfolger, ergänzt diese Thematik durch seine eigenen Erfahrungen

Inhalt & Themen:
1. Was ist eine Unternehmensdokumentation und warum benötige ich so etwas?
2. Welchen Stellenwert hat die Prozessdokumentation zur Unternehmenssicherung
3. Fallstudie: einfache und schnelle Installation einer Unternehmensdokumentation
4. Tipps & Tricks

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008 Der Freigabeworkflow im BPM

Freigabeworkflows im BPM stellen einen standardisierten Ablauf in einem Unternehmen dar, um Prozessdokumente und Prozessmodelle freizugeben und zu veröffentlichen. Dadurch soll für eine qualitativ hochwertige und gleichbleibende Dokumentation der Prozesse gesorgt werden. Jedes Unternehmen kann diesen Workflow frei definieren und implementieren, oft stellt man jedoch starke Gemeinsamkeiten fest. Trotz der vielen Vorteile haben solche Freigabeworkflows aber oft auch ihre negativen Seiten: sie bieten viel Potential für lange Schleifen und halten somit die Freigabe oft unnötig auf. Was kann man dagegen tun? Vor allem in Projekten, wenn schnelle Lösungen benötigt werden? Oder unter dem Hintergedanken einer Agilität, die immer mehr zum Trend wird, auch im BPM?

Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter einem Freigabeworkflow im BPM und warum brauch man sowas
2. Beispiel: Freigabeworkflow eines Prozessmodells
3. Probleme innerhalb eines Freigabeworkflows und was man dagegen tun kann
4. Tipps & Tricks

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007 Auswahl des richtigen Modellierungstool

Möchte man heutzutage Geschäftsprozesse visualisieren, kommt man kaum um die Nutzung eines entsprechenden Modellierungstools herum. Die Auswahl wird hierbei immer größer. Ständig kommen neue Produkte auf den Markt und versuchen, den Platzhirschen Konkurrenz zu machen. Die Palette reicht dabei von reinen kostenlosen Modellierungstools bis zu vollständig integrierten BPM-Suiten. Da fällt es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. In dieser Episode gebe ich einen kurzen Überblick, worauf man bei der Auswahl eines Modellierungstools achten sollte.

Inhalt & Themen:
1. Allgemein: Warum brauche ich ein Modellierungstool
2. Kriterien zur Auswahl des passenden Tools
3. Auswahlhilfen
4. Tipps & Tricks

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006 Transparenz im Unternehmen - totaler Durchblick oder Illusion

Transparenz und transparente Geschäftsprozesse sind der Traum vieler Verantwortlicher. Methoden und Techniken des Business Process Management sollen dabei helfen, diese Transparenz zu erreichen. Leider stellt man in realen Unternehmenssituationen aber immer wieder fest, dass diese Transparenz oft wenig oder sogar gar nicht vorhanden ist. In dieser Folge beschäftige ich mich mit der Frage, warum Transparenz überhaupt so wichtig ist und warum man sie in der Realität oft nur schwer erreicht.

Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter Transparenz im Sinne des BPM?
2. Warum sind transparente Geschäftsprozesse so wichtig?
3. Wie transparent sind die Prozesse in Wirklichkeit?
4. Tipps und Tricks

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005 Das Konventionenhandbuch

Das Konventionenhandbuch erfüllt verschieden Zwecke. Zum einen ist es ein wichtiges Dokument, in dem Vorgaben und Richtlinien zur Prozessmodellierung festgehalten werden. Dies ist notwendig, um einheitliche und strukturierte Prozessmodelle zu gewährleisten. Zum anderen ist es so etwas wie die „Bibel“ für Prozessmodellierer. Also alles in allem ein sehr wichtiges Dokument, welches unter anderem mitentscheidend für die Qualität und den Erfolg der Prozessdokumentation verantwortlich ist. In dieser Folge erläutere ich, warum ein Konventionenhandbuch unbedingt notwendig ist und welche Inhalte es umfassen sollte.

Inhalt & Themen:
1. Was ist ein Konventionenhandbuch?
2. Warum brauche ich sowas?
3. Inhalte eines Konventionenhandbuchs
4. Tipps und Tricks

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004 Rollen im Prozessmanagement

Nicht nur in theoretischen Konzepten, sondern auch in vielen Unternehmen ist es mittlerweile üblich, verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben in Rollen zu bündeln. So gibt es auch im Business Process Management unzählige Rollen. Viele davon werden in Lehrbüchern definiert, die Praxis zeigt jedoch, dass es in der Realität weitestgehend verschiedene Vorstellungen und Verwendungen der einzelnen Prozessmanagement Rollen gibt.
Inhalt & Themen:
1. Was ist eigentlich eine Rolle: eine kleine Definition
2. Die gängigsten und wichtigsten BPM Rollen erklärt
3. BPM Rollen in Projekten
4. Tipps & Tricks

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003 Erfolgsfaktoren für Prozessworkshops

Prozessworkshops werden in der Regel im Rahmen von Projekten durchgeführt, um Prozesse aufzunehmen, zu gestalten oder zu optimieren. Eine optimale Vorbereitung auf einen solchen Workshop ist unabdingbar für den späteren Erfolg. Dazu gehört zum Beispiel auch die richtige Auswahl aller(!) notwendigen Teilnehmer. Bei der Durchführung muss man sich zwischen klassischen und modernen digitalen Methoden entscheiden, um die Prozesse zu visualisieren. Und die Nachbereitung fängt eigentlich schon im Workshop an. Dies Folge enthält weitere nützliche Tipps und Tricks, um Prozessworkshops erfolgreich zu gestalten.
Inhalt & Themen:
1. Allgemeines:
a. Welche Formen von Prozessworkshop gibt es?
b. Warum macht man eigentlich einen Prozessworkshop?
2. Vorbereitung des Workshops
3. Durchführung des Workshops
4. Nachbereitung des Workshops
5. Tipps & Tricks

Die EPK als Standard?

Wenn man über die EPK – die ereignisgesteuerte Prozesskette – spricht, kommt man zwangsläufig auch auf die fehlende Standardisierung dieser Notation. Dabei kann man sich darüber streiten, ob dies ein Vor- oder Nachteil ist.

Ein Vorteil ist mit Sicherheit, dass man vollkommene Freiheit hat. Also sich quasi seine eigene individuelle Notation schaffen kann. Gerade für mich als Freiberufler, der oft mit unterschiedlichen Kunden zu tun hat, hat sich dies schon oft positiv ausgewirkt. Unterschiedliche Kunden oder auch unterschiedliche Anwender haben unterschiedliche Sichten und Erwartungen an die Prozessmodelle. Was für den einen Kunden eine absolut notwendige Information im Modell ist, kann für den anderen absolut uninteressant sein. Mit der EPK und entsprechenden Tools hat man die Möglichkeit, eine auf den Kunden zugeschnittene Lösung zu entwerfen.