Heute machen wir mal ein Gedankenexperiment: was würde wohl passieren, wenn von heut auf morgen Excel (und alle ähnlichen Programme) nicht mehr funktionieren würde.

Der Alltag in deutschen Firmen

Es gibt wenige Dinge, in denen alle Unternehmen gleich sind, ob klein oder groß, egal welche Branche, egal welche Leistungen, unabhängig von allen demografischen Merkmalen oder allen anderen Unterscheidungskriterien, die Ihnen jetzt einfallen: sie alle arbeiten mit Excel. Der Einsatz ist dabei ebenfalls so unterschiedlich: von Checklisten oder einfachen Notizen, über Dokumentationen und Visualisierungen, bis hin zu komplexen datenverarbeitenden Kalkulationstabellen.

Viele dieser Anwendungsfälle könnte man auch in anderen Tools erledigen. Eine Checkliste lässt sich schnell in Word erstellen, andere tabellarische Übersichten notfalls mal noch in PowerPoint. Und wer richtig gut ist, und Daten nicht nur erfassen, sondern auch professionell managen will, kann Access nutzen (nur um mal bei den Standard Office Paketen zu bleiben).

Das tolle an Excel: jeder kennt es, jeder kann es oder kann es recht leicht lernen. Zumindest für die Grundfunktionen. Die tatsächliche Vielfalt und alle Möglichkeiten beherrscht wahrscheinlich keiner. Der Großteil der Nutzer hat vermutlich nicht einmal eine Ahnung, was Excel alles kann bzw. könnte.

Jetzt stellen wir XLS einfach mal ab

Kurz gesagt, was passiert: der Geschäftsbetrieb muss eingestellt werden, zumindest in einigen Bereichen und Abteilungen.

Warum dies so ist, dazu schauen wir uns zunächst nochmal die „Eigenschaften“ eines Prozesses an, ganz banal:

  • Ein Prozess ist eine Abfolge von Tätigkeiten zur Erreichung eines bestimmten (unternehmerischen) Zieles
  • Zur Durchführung der Tätigkeit bedarf es in der Regel eines bestimmten Input (Hilfsmittel, Einflussgröße)
  • Dadurch wir ein gewisses Ergebnis (Output) erzeugt

In den Unternehmen ist es nun so, dass Excel genau eines der beiden Elemente Input / Output darstellt. Das bedeutet beim Abschalten von Excel:

  • Mir fehlt der Input, den ich zum Durchführen der Tätigkeit brauche
  • Ich kann den Output nicht erzeugen (zumindest nicht in dem Tool)

Zusammengefasst kann ich also einzelne Tätigkeiten nicht erfüllen und im schlimmsten Fall den ganzen Prozess nicht, sofern ich keine alternativen Möglichkeiten habe.

Eine andere Gefahr

Nehmen wir einfach nochmal Word. Wenn ich dort eine Datei öffne, kann ich den Text lesen. Mehr als den Text gibt es nicht. Links und Textmarken oder automatische Inhaltverzeichnisse, also Dinge, die über den Text und die Textinformation hinausgehen, kann man auch als Laie noch gut nachvollziehen.

Bei Excel sieht das anders aus, sobald wir den Checklisten-Charakter verlassen und uns an Kalkulationen etc. machen. Wir sehen zwar auf den ersten Blick, was das Ergebnis ist. Alles andere ist zunächst mal in den Zellen oder anderen „Kalkulationscontainern“ verborgen. Alles kein Problem, sofern die Tabelle überschaubar ist und wie einfach Formeln und Rechenmethoden verwenden. Die kann jeder noch recht simpel prüfen und nachvollziehen. Die Kombination der verschiedenen Formeln oder z.B. der Einsatz von Makros wird aber schnell unüberschaubar. Wer es nicht glaubt, soll sich mal von Buchhaltungskollegen oder Einkäufern ein paar XLS-Listen schicken lassen. Diese zu analysieren ist auch für echte Excel-Cracks oder Experten der Fachbereiche eine Mammutaufgabe. D.h. im Umkehrschluss: oft ist eine Excel Dateien nur für den Ersteller einfach und verständlich. Alle anderen müssen „nur“ mit dem Ergebnis leben. Es stellt also ebenfalls eine sehr große Gefahr dar, Excel so eng mit einzelnen Personen zu verknüpfen und damit zu riskieren, dass mit Wegfallen dieser Person alle notwendigen Informationen auch verschwinden.

Fazit

Für alle, die jetzt meinen, dass dies hier ein Plädoyer gegen Excel sei: nein, ist es nicht. Ich mag Excel, nutze es gerne und oft. Ich will nur davor warnen, dass man immer darauf achten sollte, nicht alles von Excel abhängig zu machen. Am Ende lassen sich die Funktionen von Excel heutzutage wunderbar automatisieren. Vieles davon ist schon in handelsübliche IT-Tools integriert. Und dort auch standardisiert und nachvollziehbar. Wer in seinen Geschäftsprozessen feststellt, dass verschiedene Tätigkeiten (zu) abhängig davon sind, sollte mal über Digitalisierung nachdenken.

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Bernd Ruffing

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