Warum die IT nicht prozessverantwortlich sein sollte

In vielen Unternehmen lautet die Antwort auf die Frage „Wer ist denn bei Ihnen für die Prozesse verantwortlich?“: „Die IT“. Das halte ich persönlich für äußerst gefährlich.

Die IT als eierlegende Wollmilchsau

Vorweg schieben sollte man vielleicht, dass der Begriff „Prozess“ mit mehreren Bedeutungen belegt sein kann, z.B.

  • Geschäftsprozess
  • Fertigungsprozess
  • IT-Prozess

Diese Begriffe werden oft in einen Topf geworfen und miteinander vermischt, obwohl sie streng genommen eigentlich unterschiedliche Bedeutungen haben. Nichts desto trotzt, oder vielleicht genau deswegen, erlebe ich in meinen Gesprächen mit der Unternehmensführung immer wieder, dass zuerst an die IT gedacht wird, wenn man über Prozesse spricht. Da liegt es doch nahe, diese gleich auch prozessverantwortlich zu machen. Wenn die die Systeme entwickeln, müssen sie ja auch die Prozesse kennen. Eine Annahme, die fachlich gar nicht falsch ist, aber aus meiner Sicht zu falschen Erwartungen an die IT und zu viel Unmut führen kann. Denn dadurch wird die IT plötzlich zur eierlegenden Wollmilchsau, die plötzlich für alles und vor allem den Erfolg aller Prozesse verantwortlich ist. Aber was macht dann eigentlich der Fachbereich?

Die Sache mit der Verantwortung

Kurios finde ich, dass alle immer viel Verantwortung und „Macht“ haben wollen, nur wenn es um ihre Prozesse geht, dann hebt keiner freiwillig die Hand. Dabei sind es doch genau die Prozesse, die die Ergebnisse erzeugen und somit erfolgsrelevant sind!

Für eine Aufgabe oder Aufgabenbündel oder ganze Tätigkeitsbereiche Verantwortung zu übernehmen, dann aber die dazugehörigen Prozesse abschieben zu wollen, macht doch irgendwie keinen Sinn. Hintergründe gibt es viele. Einer der wesentlichen ist sicherlich, dass „Prozessmanagement“ immer noch als zu kompliziert wahrgenommen wird, die wesentlichen Nutzen und Vorteile nicht bekannt sind und man hauptsächlich die lästige Prozessdokumentation damit verbindet.

Wer die Prozesse der IT zuschiebt, schiebt eigentlich nur die Verantwortung von sich weg anstatt sie selbst zu übernehmen. Hier entsteht dann eine Ambivalenz zwischen Wollen und Handeln.

Und dann krachts

Gleich bleibt jedoch, egal wie, das Gemeckere, wenn plötzlich was geändert wird oder nicht passt. Denn übernimmt die IT die Verantwortung für die Prozesse, so sind die logischerweise stark verbunden mit den eingesetzten Systemen und Tools. Oft hilfreich, ansonsten würden wir ja die Geschäftsprozesse gar nicht automatisieren und digitalisieren, aber eben nicht immer. Und dann geht das Gezanke los: „So können wir nicht arbeiten“, „so läuft das bei uns nicht“, „uns hat ja keiner gefragt“.

Ähnlich wenn es um Änderungen geht, vor allem Anpassungen an den Systemen. Dann soll die IT schnell auf Zuruf was ändern. Der Fachbereich zieht sich zurück und wartet, kaum Eigenbeteiligung. Und wenn das Ergebnis kommt, ist schnell die Unzufriedenheit da: „das war nicht was wir wollten“, „das habe ich ganz anders gefordert“, „so habe ich das nicht verstanden“.

Was am Ende bleibt, sind Unzufriedenheit bei allen Beteiligten und schlechte Prozesse. Davon hat wahrlich niemand etwas davon.

Fazit

Wenn es um die Prozessverantwortung geht, gibt es kein Wenn und Aber. Die Prozessverantwortung darf nicht in der IT liegen. Die IT unterstützt mit ihren Tools und Systemen die Geschäftsprozesse. Dazu gibt es sicherlich Vorgaben aus der IT-Strategie, dennoch muss der Fachbereich bestimmen, wie und welche Geschäftsprozesse das sind. Ansonsten entstehen Probleme am laufenden Band. Jeder das, was er am besten kann: die Fachbereiche ihre Prozesse ausführen und verbessern, die IT diese mit ihren Systemen und IT-Know-How unterstützen.

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