Gähn-Guides oder gewinnbringende Prozessdokumentation?

Ohne Dokumentation werden alle Ausnahmen zur Regel.

Fakt ist: Jeder weiß, dass es notwendig ist. Prozessen zu dokumentieren und das Wissen zu sichern

Fakt ist auch: Die meisten tun sich sehr schwer damit (wenn sie es überhaupt tun).

In der Praxis erlebt man dann so allerhand von.

👎🏻 Prozessbeschreibungen, die den Verpackungsbeilagen von Medikamenten ähneln.
👎🏻 Prozessmodelle, die aussehen wie der nächste U-Bahn-Plan.
👎🏻 Lieblos dahin gekritzelten Wort-Fragmente.

Auch professionell wirkende Dokumente erzielen oft nicht die gewünschte Wirkung. Sie werden nicht gelesen und verstauben in den Schubladen, bis sie vielleicht zum nächsten Audit ausgekramt werden.

Ganz zu schweigen davon, dass die gelebten Prozesse deutlich unterschiedlich sind

Ein paar Impulse für eine gute Prozessdokumentation:

► Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Nutze so oft es geht Visualisierungen.
► Weniger ist mehr. Das gilt auch für Texte. Jedes zusätzliche Wort hebt das Risiko für Missverständnisse.
► Manager und Facharbeiter haben eine ganz andere Perspektive auf die Prozesse. Du benötigst eine Struktur, bei der du die Prozesse wie bei Google Maps von Übersicht bis Details durchzoomen kannst.
► Prozessdokument ist nicht gleich Prozessdokument. Eine Anleitung benötigt andere Informationen Dokumentenstruktur als z.B. eine Ist-Prozess-Aufnahme für ein Veränderungsprojekt.
► Prozessdokumentation ohne dazugehörige Umsetzung, z.B. über ein Aufgabenmanagement, ist wirkungslos.
► Gute Prozessdokumentation = gute Prozesse = werden in der Praxis gelebt. Wenn das passt, muss keiner mehr diese Unterlagen lesen.
► Du findest keinen Start? ChatGPT hilft dir dabei, einfach ausprobieren.
► Die Checkliste ist die einfachste und oft beste Form der Prozessdokumentation

Wenn du diese Dinge berücksichtigst, wird die nächste Dokumentation garantiert besser!