Die Organisation von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu optimalen Geschäftsprozessen und zu mehr Produktivität und Effizienz. Denn nicht nur Prozesse sollten – soweit möglich und sinnvoll – standardisiert werden, sondern auch die Organisation der Prozesse. Die „3P“ bilden die wesentlichen Säulen, um Prozesse einfach und effektiv zu organisieren und zu strukturieren:
- Prozesshaus
- Prozesspyramide
- Prozesslandkarte
Das Prozesshaus
Das Prozesshaus ist eine grafische Darstellung der Strukturierung der Geschäftsprozesse über die verschiedenen Prozessarten. In der Regel unterscheidet man Prozesse nach folgenden drei Arten:
- Managementprozessen: alle Prozesse zur Steuerung das Unternehmen
- Kernprozesse: die Wertschöpfungsprozesse des Unternehmens dar, vom Kundenwusch bis zu dessen Erfüllung
- Unterstützungsprozesse / Supportprozesse: alle Prozesse, die die Erfüllung der Kernprozesse unterstützen. Sie enthalten alles, was benötigt wird, um das Unternehmen am Leben zu halten.
Prozesshaus
Die Unterscheidung der Geschäftsprozesse in diese drei Arten bringt z.B. folgende Vorteile:
- Fokussierung auf wesentliche Prozesse
- Prozessarten bieten Merkmale, auf denen die passenden Dokumentationsformen und Ansprüche an die Prozesse definiert werden können
- Festlegung von Verantwortlichkeiten
Die Prozesspyramide
Auch die Prozesspyramide ist eine grafische Darstellungsform, in diesem Falle für die Strukturierung der Prozess und der Prozessdokumentation nach Detailgrad. Die Pyramide stellt dabei verschiedene Ebenen dar, wobei jede Ebene genau beschreibt, auf welchen Detailgrad die Prozesse dort dargestellt werden und welche Dokumentationsform man dafür nutzt. Die Anzahl der Ebenen hängt vor allem ab vom Ziel und Zweck der Prozessdokumentation.
Prozesspyramide
Vorteile der Strukturierung und Organisation über eine Prozesspyramide, z.B.:
- Klare standardisierte Vorgaben für die Dokumentation
- Einheitliche und harmonische Prozessdokumente
- Informationen auf verschiedenen Prozessebenen bieten pass-genauen Überblick für verschiedenen Lesergruppen
Die Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte stellt die wichtigsten Unternehmensprozesse in einem Bild dar. Oft lehnt sich die Landkarte an das Prozesshaus an, d.h. die Landkarte ist schon entsprechend in die Prozessarten gegliedert. Zudem wird auch, zumindest für die Kernprozesse, das Prozess-Ebenen-Konzept der Prozesspyramide verwendet, indem man sowohl Prozesse als auch Teilprozesse skizziert.
Neben den eigentlichen Prozessen sollten in der Prozesslandkarte zudem Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und die wichtigsten Einflussgrößen und Ergebnisse dargestellt werden.
Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte ist heutzutage bereits in vielen Unternehmen etabliert, nicht zuletzt durch Qualitätsmanagement-Normen wie die DIN ISO9001, welche Prozesslandkarte vehement einfordern.
Mehr zu den 3P in den kommenden Blogs und Podcast-Folgen.
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