Es gibt viele Gründe dafür, warum sich Unternehmer, Führungskräfte und Mitarbeiter zunehmend überlastet fühlen, ihnen die Zeit für wichtige unternehmerische Aufgaben fehlt und / oder sie frustriert sind, weil das Chaos um sie herum größer und größer wird. Der Wunsch nach Ordnung und Entlastung wird immer stärker.
In dieser Serie gebe ich eine Checkliste, wie man die Organisation und Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern kann, somit für einfaches und effizientes Arbeiten sorgt und gleichzeitig Entlastung für sich und alle Beteiligten schafft.
In diesem Teil geht es um „Handlungsfähigkeit der Mitarbeiter„.
Ihr Unternehmen ist voll handlungsfähig, wenn
► der operative Betrieb ohne Sie reibungslos läuft,
► die kurzfristige (z.B. Krankheit) oder geplante (z.B. Kündigung) Abwesenheit nicht zu verminderter Leistung führt und
► neue Mitarbeiter nahtlos und schnell ihre Aufgaben übernehmen können.
Was Sie tun können:
✅ Dokumentierten Sie alle Geschäftsprozesse. Hiermit sichern Sie gleichzeitig das Wissen.
✅ Berücksichtigen Sie bei der Dokumentation, dass die richtigen Informationen für die richtigen Leser vorhanden sind. Führungskräfte benötigen eher grobe Übersichten, Mitarbeiter detaillierte Anweisungen mit allen notwendigen Informationen.
✅ Beschreiben Sie für jede Aufgabe genau, wer die Aufgabe ausführt, was dafür benötigt wird und was das Ergebnis ist. Die Dokumentation soll einfach und verständlich sein, aber keine Fragen offenlassen.
✅ Alle Prozessdokumente und zugehörigen Hilfsmittel müssen leicht auffindbar und zugänglich sein.
✅ Schulen und trainieren Sie Mitarbeiter auf die Abläufe. Falls notwendig, lassen Sie die Mitarbeiter die Teilnahme unterzeichnen und legen Sie fest, welche Konsequenzen bei Nichtbeachtung und Zuwiderhandlung zu erwarten sind.
✅ Sorgen Sie durch regelmäßige Reviews und Audits dafür, dass die Prozesse immer auf dem aktuellen Stand sind.
Worauf Sie achten sollten:
► Nutzen Sie zur Dokumentation der Abläufe einen Mix aus schriftlichen und grafischen Darstellungsformen.
► Definieren Sie ein unternehmensweites Ablage- und Verwaltungssystem. Nutzen Sie diese Informationen in den Prozessdokumenten, um die Mitarbeiter schnell zu den richtigen Stellen zu führen.
► Gut ist, wenn schon im Dateinamen ersichtlich ist, was sich hinter den Dokumenten befindet.
Weitere Teile dieser Serie:
Teil 1: Orientierung für Führungskräfte und Mitarbeiter
Teil 3: geregelte Zusammenarbeit
Teil 4: Effiziente Geschäftsprozesse
Teil 5: Die richtigen IT-Tools
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