Wenn ein Adler neue Beute sucht, dann fliegt er nicht nah am Grund, sondern sucht sein Ziel aus hoher Höhe, bevor er zu seinem Sturzflug und finalen Schlag ansetzt. Viele Unternehmen stürzen sich gleich ins Detail. Besser ist es, sich erstmal einen Überblick zu verschaffen.
Bei Geschäftsprozessen bedeutet dies:
► sich eine Übersicht über die Abläufe zu erstellen, z.B. in Form einer Prozesslandkarte oder eines Big Pictures
► die Gesamtzusammenhänge und Wechselwirkungen darzustellen und
► sich damit die notwendige Orientierung zu verschaffen.
Ein passender Überblick sollte folgende Inhalte haben:
► optimal: eine Übersicht über das gesamte Unternehmensabläufe, um die jeweiligen Geschäftsprozesse richtig einordnen zu können.
► Mindestens aber: eine zweistufige Betrachtungsweise des Geschäftsprozesses.
► optional kann man hier schon (Prozess)Verantwortliche und Zuständigkeiten oder genutzte Systeme abbilden.
Anleitung zur Erstellung eines Big Pictures / Prozess-Übersicht:
Organisatorisch:
► Wir empfehlen Workshops mit allen Prozessbeteiligten durchzuführen.
Vorgehen:
► Setzen Sie zunächst klare Grenzen:
- Wo fängt der Geschäftsprozess an?
- Wo hört er auf? Also was ist das Ziel / Ergebnis des Ablaufs?
► Definieren Sie die 5-8 wichtigsten Schritte zur Erreichung dieses Ziels. Hier sollte man noch recht abstrakt bleiben. Versuchen Sie dabei, aus (interner) Kundensicht zu denken und darzustellen, was Ihr Kunde möchte und was Sie tun, um diese Wünsche & Bedürfnisse zu erfüllen.
► Jeder der Schritte aus 1. sollten dann detaillierter dargestellt werden. Hier empfehlen wir, ebenfalls 5-8 Teilschritte darzustellen.
► In diese beiden Ebenen können Sie bei Bedarf Verantwortliche, Zuständigkeiten und IT & Systeme zuordnen. Verantwortliche sollten hier prozessorientiert und nicht nach Funktionen festgelegt werden, um ein ganzheitliches zielorientiertes Arbeiten zu gewährleisten.
Damit haben Sie sich einen passenden Überblick und eine optimale Basis für die weiteren Arbeiten geschaffen!
Tipp:
Seien Sie an dieser Stelle noch nicht zu perfektionistisch! Geschäftsprozesse sind dynamisch, und die Form & die Inhalte Ihres Überblicks werden vermutlich im weiteren Verlauf immer mal wieder angepasst, weil Sie neue Erkenntnisse & Ideen bekommen.
Die anderen Teile dieser Serie:
Teil 1: Grundlagen vor dem Start
Teil 3: Prozesse gestalten & dokumentieren
Teil 4: Prozesse analysieren und optimieren
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