Eine der meist gestellten Fragen: soll ich mit dem beginnen, was gerade wirklich getan wird, oder wie ich es gerne hätte?
Ein richtig oder falsch gibt es hier nicht. Wir empfehlen immer den „Navi-Ansatz“, analog der Funktionsweise eines Navigationsgerätes:
► Man bestimmt die aktuelle Position (= tatsächlichen Ist-Abläufe).
► Man gibt an, wo man hinwill (=gewünschte Soll- / Zielprozesse).
► Man sucht verschiedene Möglichkeiten, dorthin zu kommen, und entscheidet sich für eine (siehe hierzu nächster Schritt).
Doch egal wie, eins ist dabei Pflicht: den Geschäftsprozess zu dokumentieren. Denn was nicht dokumentiert ist, ist auch kein Geschäftsprozess!
Erst durch die Dokumentation schaffen Sie es:
► Handlungsfähigkeit für die Mitarbeiter herzustellen.
► Das Wissen der Mitarbeiter zu sichern.
► Die Abläufe skalierbar zu machen.
► Führungskräften ein Werkzeug zur Führung und Kontrolle an die Hand zu geben.
► Eine Basis für Prozessoptimierung, Prozessautomatisierung und Digitalisierung zu schaffen.
Anleitung zur Prozessgestaltung und Dokumentation:
Organisatorisch:
► Zur Prozessgestaltung empfehlen wir Workshops oder Interviews mit den Beteiligten durchzuführen.
► Zur Prozessdokumentation stehen unzählige Möglichkeiten zur Verfügung, von schriftlichen und grafischen Darstellungen bis hin zu Mischformen. Wir empfehlen Prozessbeschreibungen mit einem Mix aus einfachen grafischen Prozessflussmodellen und zusätzlichen tabellarischen Ergänzungen.
Vorgehen:
► Definieren Sie wieder Start und Ende.
► Nehmen Sie zunächst nur die Tätigkeiten auf, also was gemacht wird.
► Gestalten Sie Schritt für Schritt den „Happy Flow“, also wie würde der Ablauf optimal aussehen, ohne dass etwas dazwischenkommt oder Ausnahmen berücksichtigt werden.
► Ergänzen Sie nach und nach die Ausnahmen, Alternativen und Verzweigungen.
► Erst wenn alle Aktivitäten und Tätigkeiten abgebildet sind, können Sie zusätzliche Informationen ergänzen, z.B. Verantwortliche, Hilfsmittel, System, Dokumente etc.
Damit haben Sie den Geschäftsprozess dokumentiert.
Tipp:
Es gibt auch genügend Tools, welche die Dokumentation und Prozessmodellierung unterstützen. Viele nutzen die Einführung solcher Tools, um überhaupt mit der Dokumentation zu beginnen. Wir empfehlen, erstmal ein paar Abläufe in den gängigen Office-Tools zu dokumentieren und herauszufinden, was man wirklich braucht und was wirklich funktioniert. Dann kann man die passenden Werkzeuge aussuchen.
Die anderen Teile dieser Serie:
Teil 1: Grundlagen vor dem Start
Teil 4: Prozesse analysieren und optimieren
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